En esta guía vas a entender qué exige el control horario trabajadores, cómo aplicarlo en oficina y teletrabajo, qué registrar (incluidas pausas) y cómo implantar un sistema que aguante una inspección sin convertir tu empresa en una comisaría.

Qué es el control horario y por qué te afecta aunque seas pequeño

El control horario es el registro diario de la jornada laboral de cada persona trabajadora: hora de inicio y hora de fin. Es una obligación formal.

Da igual si eres una startup con 3 personas, una pyme con turnos, o un negocio con comerciales que están todo el día fuera. Si hay relación laboral dentro del Estatuto de los Trabajadores, hay registro.

Y si trabajas con modelos híbridos o flexibles, más motivo todavía. La flexibilidad no elimina el registro. Solo lo hace más necesario para que nadie discuta después horas, descansos y disponibilidad.

Qué dice la norma en España y qué debe incluir el registro

La obligación exige un registro diario, por persona, que incluya:

• Identificación de la empresa y del trabajador.
• Fecha de la jornada.
• Hora exacta de entrada y salida.
• Conservación del registro durante 4 años.
• Disponibilidad para trabajadores, sus representantes e Inspección de Trabajo.

Hay un matiz que mucha gente ignora y es el que más problemas crea: si no registras pausas, puede presumirse que todo el tramo entre entrada y salida es tiempo de trabajo efectivo. Esto no significa que siempre tengas que fichar cada pausa, pero sí que debes diseñar un sistema y una política interna que no te deje vendido.

A quién aplica: trabajadores presenciales, remotos, móviles… casi todos

Aplica a la práctica totalidad de trabajadores, con independencia de:

• Categoría profesional.
• Tamaño de empresa.
• Sector.
• Modalidad (presencial, híbrido o remoto).

También aplica a personas que trabajan fuera del centro (comerciales, técnicos en cliente, “móviles”) y al teletrabajo. Si tu equipo trabaja algunos días desde casa, encaja perfecto con lo que ya comentamos sobre mantener el registro en remoto, tal como se explica en la guía de teletrabajo de Office Madrid sobre obligaciones y registro horario: registro horario también en teletrabajo.

Excepciones y casos especiales que se confunden constantemente

Hay excepciones, sí, pero son concretas. Las más típicas:

• Alta dirección (relación laboral especial): queda fuera.
• Otras relaciones laborales especiales, con su normativa propia.
• Autónomos (no hay relación laboral): no aplica el artículo del Estatuto.

Ojo con el “cargo de confianza” o “mando intermedio”: normalmente no es alta dirección. Si tiene contrato laboral común, registra.

ETT y subcontratas: quién tiene que registrar

• Si tienes personal cedido por ETT y trabajan bajo tu organización, suele recaer en la empresa usuaria el control efectivo del registro diario.
• En subcontratación, lo normal es que registre la contratista como empleadora, aunque podéis pactar el uso del sistema de la principal por fiabilidad.

Si no lo tienes claro, aquí no improvises: consúltalo con tu asesoría laboral o con un equipo especializado como el servicio Tax & Legal de Office Madrid para dejarlo bien atado.

Qué pasa con la flexibilidad horaria, jornadas irregulares y bolsas de horas

La flexibilidad no te exime. Lo que cambia es cómo interpretas el exceso diario.

Ejemplo: si el convenio o acuerdo interno permite bolsa mensual y un trabajador hace un día 9 horas y otro 7, el registro diario reflejará esas variaciones, pero no convierte automáticamente ese día de 9 en “hora extra” si al cierre del periodo de referencia se cumple la jornada pactada.

La clave es que el registro sea coherente con:

• Tu sistema de distribución irregular.
• Tu política de compensación.
• Tu control de horas extra (si aplica).

Si no tienes estas reglas escritas, el registro se convierte en munición contra ti.

¿Hay que fichar las pausas? La respuesta que evita líos

La respuesta útil no es “sí” o “no”. Es: depende de cómo esté definida la pausa y de si puedes demostrarla sin discusión.

• Si la pausa está claramente pactada (por ejemplo, 15 minutos diarios) y es uniforme, puedes reflejarla como regla interna.
• Si hay pausas variables (jornada partida, desplazamientos, interrupciones), lo más prudente es que el sistema permita registrarlas o, al menos, declararlas.

¿Por qué? Porque si un inspector ve “entrada 09:00 / salida 18:00” sin nada más, puede interpretarse como 9 horas de trabajo efectivo. Y ahí empiezan las horas extra, cotizaciones, reclamaciones y sanciones.

Teletrabajo y control horario: cómo hacerlo sin invadir la privacidad

En remoto, el problema no es técnico. Es cultural. El registro debe medir tiempo, no vigilar personas.

Buenas prácticas:

• Fichaje desde móvil o web (inicio/fin).
• Declaración de pausas relevantes si el modelo lo requiere.
• Reglas claras de disponibilidad y desconexión.
• Nada de software intrusivo tipo “capturas de pantalla cada 5 minutos” si no quieres abrir un melón de privacidad y clima laboral.

Si trabajas desde espacios flexibles (híbrido real), el control horario encaja especialmente bien con un modelo de trabajo por objetivos y presencia en puntos concretos. Por ejemplo, si parte del equipo trabaja algunos días desde un coworking en Madrid o usa despachos puntuales, tu control horario debe contemplar esa realidad sin volverse burocrático.

Sistemas válidos: papel, Excel, apps y software (lo que funciona de verdad)

Aquí va la verdad incómoda: “válido” no es “cómodo”. Es “fiable, íntegro y defendible”.

Opciones habituales:

1) Registro en papel

Puede ser aceptable en algunos contextos, pero tiene dos problemas: manipulación y gestión. Además, conservar 4 años papel + accesibilidad inmediata = desastre.

2) Excel o plantillas

Funciona para microempresas si está bien controlado, pero suele fallar por:

• Edición retroactiva sin trazabilidad.
• Falta de control de pausas.
• Errores humanos.
• Imposibilidad de acreditar integridad ante inspección si hay conflicto.

3) Apps y software de control horario

Es lo más práctico cuando hay:

• Teletrabajo.
• Turnos.
• Múltiples ubicaciones.
• Crecimiento de plantilla.

Un buen software te da:

• Fichaje desde cualquier dispositivo.
• Informes.
• Gestión de turnos y vacaciones.
• Trazabilidad.

En el mercado, herramientas tipo Cegid Visualtime se posicionan precisamente por eso: fichaje remoto, informes, turnos y gestión de vacaciones en un entorno web.

Si quieres hilar fino, no elijas “la app más barata”. Elige la que:

• Registra inicio/fin de forma robusta.
• Permite pausas según tu modelo.
• Guarda histórico 4 años con trazabilidad.
• Exporta informes.
• Encaja con tu operativa real.

Requisitos clave para cumplir sin sorpresas: conservación, acceso e integridad

Un registro sirve para dos cosas: proteger al trabajador y protegerte a ti cuando alguien discute la jornada.

Checklist mínimo:

• Conservación 4 años (y que puedas encontrar un día concreto en 30 segundos).
• Accesible para el trabajador y, si procede, representantes.
• Disponible para Inspección de Trabajo cuando se requiera.
• Íntegro (sin edición silenciosa).
• Coherente con tu calendario laboral, turnos, jornada pactada y descansos.

Si no puedes demostrar integridad, “tener un archivo” no te salva.

Sanciones: cuánto te puede costar hacerlo mal

El incumplimiento del registro horario se considera, en la práctica, una infracción relevante en materia laboral y puede conllevar multas.

En los rangos habituales citados para incumplimientos del registro horario, se habla de sanciones graves que pueden llegar hasta 7.500 €, dependiendo del caso y su graduación. Además, en debates regulatorios recientes se ha planteado endurecer el modelo (por ejemplo, sanción por trabajador afectado), pero eso ha estado sujeto a cambios, negociación y calendario.

Traducción: aunque no te quieras meter en el barro político, tu decisión racional es sencilla: cumplir te sale infinitamente más barato que “a ver si cuela”.

Cómo implantar un control horario trabajadores en 7 pasos (sin matar la operativa)

1) Define tu modelo real de jornada

• ¿Horario fijo, flexible, turnos, híbrido?
• ¿Hay jornada partida?
• ¿Hay bolsa de horas o distribución irregular?

Si no lo defines, el registro será incoherente.

2) Escribe reglas simples (y cumplibles)

• Qué se considera inicio y fin (por ejemplo, inicio de actividad, no “cuando llego al edificio” si trabajo en remoto).
• Cómo se gestionan pausas.
• Qué pasa con desplazamientos.
• Cómo se autorizan horas extra.

3) Elige sistema según complejidad

• 1–5 personas, presencial, sin turnos: puede bastar algo simple, pero con control.
• Turnos, remoto, crecimiento: software.

4) Integra vacaciones, ausencias y permisos

Si tu fichaje no se habla con vacaciones/ausencias, tendrás registros “raros” que parecen incumplimiento.

5) Forma al equipo (15 minutos, pero bien)

Explica:

• Para qué sirve (seguridad jurídica y transparencia).
• Qué hacer si se olvidan fichar.
• Qué pasa si fichan mal.

6) Establece auditoría interna mensual

Una revisión rápida:

• Jornadas sin salida.
• Excesos recurrentes.
• Pausas incoherentes.
• Patrones de “fichar a la misma hora siempre” sospechosos.

7) Prepara el “modo inspección”

Ten listo:

• Dónde están los registros.
• Cómo se exportan.
• Quién los facilita.
• Política interna y acuerdos.

Si quieres que esto encaje con una operativa flexible (reuniones, entrevistas, clientes), combina bien espacios y procesos: por ejemplo, si usas salas de reunión por horas o un despacho por horas, tu sistema de control horario debe reflejar esa realidad sin fricción.

Errores típicos que disparan problemas (y cómo evitarlos)

“Fichamos, pero nadie lo revisa”

Entonces no controlas nada. Solo acumulas datos.

Solución: revisión mensual y correcciones trazables (no “editar y ya”).

“Ponemos entrada/salida y ya”

Si hay pausas y jornada partida, te expones a que se presuma tiempo efectivo completo.

Solución: política de pausas + sistema que lo soporte.

“Como hay confianza, no hace falta”

La confianza no paga multas ni horas extra reclamadas.

Solución: registro simple, transparente y automático.

“En teletrabajo no se puede”

Se puede. Lo difícil es hacerlo sin micromanagement.

Solución: fichaje remoto + objetivos + desconexión digital clara.

Control horario y desconexión digital: el combo que te ahorra conflictos

Cuando registras bien, delimitas mejor:

• Cuándo empieza la jornada.
• Cuándo termina.
• Qué es hora extra.
• Cuándo no debes escribir al equipo.

Esto reduce conflictos internos y, de paso, mejora productividad porque obliga a ordenar el trabajo.

Si además estás siguiendo debates de jornada y posibles cambios, conviene que entiendas el contexto y te prepares con sistemas que escalen. Office Madrid ya ha analizado el tema de la reducción de jornada laboral y medidas complementarias, y el control horario es la pieza que siempre vuelve al centro.

Qué debería tener tu política interna (plantilla mental)

No necesitas un “manual de 40 páginas”. Necesitas claridad. Incluye:

• Objetivo del registro.
• Sistema usado y cómo fichar (y desde dónde).
• Gestión de pausas.
• Olvidos y correcciones (con aprobación).
• Horas extra: autorización previa y compensación.
• Disponibilidad y desconexión digital.
• Acceso a registros (trabajador/representantes).
• Conservación y protección de datos.

Si tu empresa está creciendo, esto es parte de profesionalizar la gestión. Igual que profesionalizas nóminas, contratos o procesos (por ejemplo, con herramientas de gestión como las que se comentan al hablar de software de nóminas).

Preguntas frecuentes

Pregunta 1: ¿El control horario es obligatorio para todas las empresas?
Sí, para prácticamente todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena. El tamaño no importa.

Pregunta 2: ¿Hay que fichar si se teletrabaja?
Sí. El registro aplica igual en teletrabajo y modelos híbridos.

Pregunta 3: ¿Sirve un Excel como registro de jornada?
Puede servir en casos muy simples, pero suele fallar por falta de trazabilidad e integridad. Si hay remoto, turnos o crecimiento, mejor software.

Pregunta 4: ¿Tengo que registrar pausas y descansos?
No siempre “cada pausa”, pero debes evitar que se presuma como tiempo efectivo todo lo que hay entre entrada y salida. Con pausas variables, lo recomendable es registrarlas o documentarlas.

Pregunta 5: ¿Cuánto tiempo debo guardar los registros?
Cuatro años, y deben estar disponibles para el trabajador, representantes e inspección.

Pregunta 6: ¿Qué pasa si un trabajador se olvida de fichar?
Define un procedimiento: aviso, regularización con justificación y validación responsable. Si no, tendrás registros incompletos que te perjudican.

Conclusión

El control horario trabajadores no es un trámite. Es un sistema de seguridad: legal, operativa y de cultura de trabajo. Si lo haces bien, reduces conflictos, ordenas las horas extra, mejoras planificación y blindas tu empresa ante inspección.

Si quieres implantarlo sin improvisar (y sin montar burocracia), apóyate en un buen sistema y en una política interna clara. Y si necesitas ayuda para encajar registro horario, contratos, turnos y normativa laboral, lo más inteligente es revisarlo con un equipo especializado como Tax & Legal de Office Madrid y dejarlo cerrado antes de que lo cierre por ti una inspección.

La entrada Control horario de tus trabajadores se publicó primero en Office Madrid.

Y ahí es donde entra en juego el centro de negocios o Business Center.

Un centro de negocios es mucho más que un conjunto de oficinas. Es un entorno integral diseñado para facilitar el trabajo, fomentar las relaciones profesionales y ofrecer los servicios que una empresa necesita para funcionar sin distracciones.

En este artículo veremos cuál es la función de un centro de negocios moderno, qué ventajas aporta y cómo lugares como Office Madrid se han convertido en espacios que conectan personas, ideas y oportunidades para hacer crecer tu negocio.

¿Qué es exactamente un centro de negocios?

Un centro de negocios (también conocido como business center) es un espacio profesional totalmente equipado que ofrece oficinas, despachos, salas de reuniones y servicios empresariales a empresas, autónomos y startups.

A diferencia de una oficina tradicional, un centro de negocios proporciona infraestructura lista para usar, flexibilidad contractual y servicios de valor añadido, como atención telefónica, recepción, limpieza o soporte técnico.

Su objetivo no es solo ofrecer espacio, sino crear un entorno funcional y conectado, donde los profesionales puedan concentrarse en su actividad principal mientras el centro se encarga de todo lo demás.

La función principal: facilitar el trabajo empresarial

El propósito de un centro de negocios es hacer la vida más fácil a las empresas.
Ofrece lo que cada negocio necesita para operar con comodidad, sin asumir los costes ni la gestión de una oficina tradicional.

Las funciones principales de un centro de negocios son:

1. Proporcionar espacios de trabajo profesionales y flexibles
   Desde despachos privados hasta oficinas compartidas o salas de reuniones por horas, adaptándose al tamaño y necesidades de cada empresa.
2. Ofrecer servicios empresariales integrales
   • Recepción de clientes y llamadas.
   • Domiciliación fiscal y gestión de correo.
   • Soporte administrativo.
   • Mantenimiento, limpieza y climatización.
3. Permitir flexibilidad total
   Sin contratos largos ni inversiones iniciales. Puedes ampliar, reducir o cambiar de espacio según la evolución de tu negocio.
4. Proyectar una imagen profesional y de confianza
   Un entorno elegante, bien ubicado y con atención personalizada transmite credibilidad ante clientes y socios.
5. Fomentar la conexión y las oportunidades
   En un buen centro de negocios, no trabajas solo: estás rodeado de empresas, emprendedores y profesionales con los que puedes colaborar o generar sinergias.

Un centro de negocios es más que oficinas: es un ecosistema

La gran diferencia entre una oficina convencional y un centro de negocios está en su valor añadido.
No es solo un espacio físico, sino un ecosistema de productividad y networking.

Espacios que conectan personas

Uno de los grandes valores de un centro de negocios es que reúne a profesionales de distintos sectores en un mismo entorno.
Esto genera una red de contactos espontánea y natural que puede derivar en colaboraciones, recomendaciones o nuevos clientes.

Los espacios comunes, cafeterías, salas de descanso y eventos internos son escenarios donde las relaciones profesionales surgen sin forzarlas.

En Office Madrid, por ejemplo, se fomenta este espíritu colaborativo a través de espacios diseñados para la interacción y la comodidad, creando una comunidad profesional sólida y diversa.

Espacios que inspiran ideas

El entorno influye en la creatividad y la concentración.
Los centros de negocios modernos combinan diseño, ergonomía y tecnología para crear lugares donde trabajar sea una experiencia estimulante.

• Luz natural y climatización eficiente.
• Mobiliario ergonómico y elegante.
• Conectividad de alta velocidad.
• Espacios modulares y polivalentes.

Cada detalle está pensado para que el profesional pueda enfocarse en su trabajo, sin distracciones logísticas.

El diseño de los espacios de Office Madrid combina estética y funcionalidad, logrando ambientes que inspiran concentración y bienestar.

Espacios que generan oportunidades

Más allá del networking casual, los centros de negocios también pueden ser plataformas para el crecimiento empresarial.
Muchos ofrecen servicios complementarios como:

• Salas de reuniones y formación.
• Zonas para eventos o presentaciones.
• Networking interno y colaboraciones entre empresas alojadas.

En estos entornos surgen oportunidades reales: nuevos socios, clientes o incluso ideas de negocio compartidas.
Por eso se dice que los centros de negocios son espacios que conectan personas, ideas y oportunidades.

Ventajas de trabajar desde un centro de negocios

Flexibilidad contractual

Uno de los mayores beneficios es la flexibilidad: puedes alquilar un despacho o sala por días, semanas o meses, adaptando el coste a tu ritmo de trabajo.
No hay inversiones iniciales ni contratos largos como en las oficinas tradicionales.

Si tu empresa crece, puedes ampliar espacio; si necesitas reducir, también es posible.
Office Madrid ofrece esta libertad con opciones de alquiler de despachos en Madrid totalmente personalizables.

Costes controlados

En lugar de pagar alquiler, luz, limpieza, internet, mobiliario o mantenimiento por separado, en un centro de negocios todo está incluido en una sola tarifa.
Esto facilita la planificación y evita gastos imprevistos.

Además, se evitan costes de montaje, reformas o equipamiento inicial.
En Office Madrid, cada despacho ya viene completamente amueblado y listo para trabajar desde el primer día.

Imagen profesional y confianza

El entorno profesional de un centro de negocios transmite seriedad y credibilidad.
Esto es especialmente valioso para:

• Startups que buscan causar buena impresión ante inversores.
• Autónomos que necesitan un espacio profesional donde recibir clientes.
• Pymes que quieren establecer una sede en Madrid sin asumir grandes costes.

Las ubicaciones de Office Madrid —en zonas de prestigio como Nuevos Ministerios, Cuzco o El Retiro — ofrecen una dirección que refuerza la reputación de cualquier negocio.

Servicios empresariales incluidos

El centro de negocios actúa como una extensión de tu empresa.
Ofrece servicios que simplifican tu día a día:

• Atención telefónica personalizada.
• Recepción de paquetería y mensajería.
• Soporte administrativo y técnico.
• Limpieza, climatización y mantenimiento constante.

Así, tú te concentras en tu trabajo mientras el centro gestiona los detalles.

Infraestructura tecnológica avanzada

En la era digital, no basta con tener una mesa y una silla.
Necesitas conectividad fiable, tecnología moderna y soporte inmediato.
Los mejores centros de negocios incluyen:

• Internet de alta velocidad.
• Sistemas audiovisuales en salas.
• Herramientas para reuniones híbridas.
• Soporte técnico ágil.

En Office Madrid, la tecnología forma parte del ADN de sus espacios, garantizando rendimiento y seguridad.

Comunidad profesional y networking

Quizá el beneficio menos visible, pero más poderoso, es la comunidad profesional.
Rodearte de otros profesionales crea sinergias naturales, intercambio de ideas y oportunidades de colaboración.

Muchos negocios han nacido o crecido dentro de centros de negocios por estas conexiones.
Office Madrid fomenta este espíritu, convirtiéndose en un punto de encuentro entre talento y proyectos de distintos sectores.

Tipos de espacios dentro de un centro de negocios

Un centro de negocios moderno ofrece una variedad de opciones según las necesidades del profesional:

La versatilidad es una de las grandes fortalezas de un centro de negocios: puedes empezar con un despacho y crecer dentro del mismo espacio.

El papel de Office Madrid como centro de negocios de referencia

En una ciudad tan competitiva como Madrid, Office Madrid se ha consolidado como uno de los centros de negocios más completos y flexibles, combinando ubicación estratégica, servicios premium y ambiente profesional.

¿Qué ofrece Office Madrid?

• Despachos privados y oficinas flexibles listas para entrar.
• Salas de reuniones y formación disponibles por horas o jornadas.
• Ubicaciones premium en las principales zonas empresariales de Madrid.
• Servicios integrales incluidos: limpieza, mantenimiento, climatización, atención telefónica y recepción.
• Conectividad avanzada y equipamiento audiovisual moderno.
• Ambiente profesional y elegante para recibir clientes o trabajar en equipo.
• Flexibilidad contractual total: paga solo por lo que necesitas.

En definitiva, Office Madrid crea espacios donde la profesionalidad se combina con la comodidad y la conexión humana.

Un centro de negocios no es solo un lugar donde trabajar: es un ecosistema de productividad y crecimiento.
Su función va mucho más allá de ofrecer despachos: conecta personas, impulsa ideas y genera oportunidades reales.

Elegir bien tu centro de negocios puede marcar la diferencia entre un negocio que se estanca y otro que evoluciona con agilidad y profesionalismo.

Si buscas un centro de negocios en Madrid que combine ubicación, flexibilidad y servicios premium, Office Madrid te ofrece espacios que inspiran, facilitan y conectan.

Porque un buen entorno de trabajo no solo te da un lugar donde estar, sino un entorno donde crecer.

La entrada ¿Cuál es la función de un centro de negocios? se publicó primero en Office Madrid.

El Feng Shui, el antiguo arte chino de organizar los espacios para promover el equilibrio y la armonía, puede ser una herramienta poderosa para transformar tu lugar de trabajo. Con solo unos pocos ajustes bien pensados, puedes fomentar la concentración, la creatividad y el bienestar, ya trabajes en una oficina corporativa ajetreada, en un espacio de coworking o en una oficina en casa.

La posición lo es todo

Uno de los principios clave del Feng Shui para aumentar la productividad es la “posición de mando”. Esto significa colocar tu escritorio de manera que tengas una vista clara de la entrada mientras estás sentado, preferiblemente con una pared sólida o un respaldo firme detrás de ti. Esta disposición crea una sensación de seguridad y control, reduciendo el estrés inconsciente y permitiéndote concentrarte mejor en las tareas importantes.

Si no es posible colocar tu escritorio así, un espejo que refleje la entrada puede ser una excelente alternativa. Este pequeño cambio puede tener un efecto sorprendentemente positivo en tu comodidad y alerta durante todo el día.

Luz, aire y naturaleza

La luz natural y el aire fresco son esenciales para mantener un espacio de trabajo positivo y con mucha energía. Coloca tu escritorio cerca de una ventana siempre que sea posible, o utiliza iluminación de espectro completo para simular la luz del día si tu espacio carece de ella. Una iluminación deficiente puede causar fatiga, mientras que una luz equilibrada y brillante ayuda a mantenerte motivado.

Agregar plantas es otra forma sencilla y eficaz de revitalizar tu entorno. Las plantas no solo mejoran la calidad del aire, sino que también introducen el elemento madera —que simboliza crecimiento y vitalidad— en el Feng Shui. Variedades de bajo mantenimiento como los lirios de la paz, el pothos o la sansevieria son perfectas para dar vida a tu espacio sin añadir trabajo extra.

Orden para mayor claridad

En el Feng Shui, el desorden se considera energía estancada que bloquea el progreso. Un escritorio desordenado puede pesarte inconscientemente y frenar tu creatividad. Mantén a mano solo lo que uses a diario, y guarda el resto ordenadamente en cajones o estanterías.

El desorden digital también cuenta. Dedica un poco de tiempo cada semana a ordenar tu bandeja de entrada y organizar tus archivos. Un espacio digital limpio refleja un espacio físico ordenado, creando claridad mental y una mayor sensación de control.

Equilibrio e inspiración

Un espacio de trabajo armonioso incorpora los cinco elementos del Feng Shui: madera, fuego, tierra, metal y agua. No necesitas exagerar: pequeños toques pueden hacer maravillas. Por ejemplo, un escritorio de madera, una lámpara de metal, una maceta de cerámica y una obra de arte con tonos azules pueden cubrir la mayoría de los elementos sin sobrecargar la sala.

La psicología del color también influye. Los verdes y azules suaves fomentan la calma y la concentración, mientras que los acentos rojos o naranjas pueden estimular la creatividad. La clave está en el equilibrio: demasiada estimulación puede ser tan contraproducente como muy poca.

Un espacio que te inspire cada día

El Feng Shui no se trata de reglas rígidas, sino de crear un entorno que apoye tus objetivos y te haga sentir bien. Cuando disfrutas de tu espacio de trabajo, la productividad fluye de manera natural.

Prueba a introducir uno o dos cambios a la vez y observa cómo influyen en tu estado de ánimo y rendimiento. Con ajustes conscientes y un enfoque reflexivo, tu espacio de trabajo puede convertirse en una fuente diaria de motivación, equilibrio y bienestar.

La entrada Feng Shui en el Espacio de Trabajo: Cómo Potenciar tu Energía y Productividad se publicó primero en Office Madrid.

Por suerte existen múltiples apps, tanto para Android como para iOS, que te servirán para hacer un seguimiento de todas las tareas diarias y dejar de perder el tiempo.

Toma nota de las siguientes aplicaciones para tu smartphone y conoce las ventajas de un trabajo más ordenado y ágil.

Google Calendar (Android/iOS)

Una de la más utilizadas por los usuarios, este gestor de Google permite vincularse con todos los dispositivos con tan solo tener una cuenta de Gmail asociada.

Usa los recordatorios para crear alertas y no olvidar jamás una cita programada, o crea retos personales y deja que Google Calendar encuentre un hueco cada semana para ellos. Se añadirán eventos automáticamente también de los correos de tu cuenta Gmail.

Evernote (Android/iOS)

Una aplicación que funciona como una agenda digital, ofreciendo la posibilidad de sincronizar todos los dispositivos, smartphone, Tablet y ordenador, sin importar sus sistemas operativos.

Do! (iOS)

Esta aplicación ofrece una práctica, rápida y simple forme de crear listas de tareas completamente gratuita para los dispositivos iOS. Aunque si quieres dejar de ver anuncios, deberás pasarte a premium.

Entre las ventajas de Do! destacan la posibilidad de crear listas de todo lo que tienes que hacer cada día de la semana y marcar con un tick aquello que ya está finalizado. Además, tiene la opción de bloquear la app con contraseña y crear copias de seguridad en tu cuenta de correo o en Dropbox.

Slack (Android/iOS)

Es un chat laboral utilizado en múltiples empresas y representa una herramienta perfecta para trabajar en equipo, ya que además de organizar al staff por canales, áreas o proyectos, se pueden compartir archivos e integrar todas las apps y correos que utilizas en tu día a día.

Trello (Android/iOS)

Esta app permite gestionar, delegar y organizar proyectos de forma sencilla y flexible. Cuenta con una interfaz muy visual tanto de carácter individual o en equipo. Es la herramienta perfecta para quienes no quieren muchas complicaciones y buscan una herramienta intuitiva y fácil de usar.

Se pueden crear tablones por cada proyecto o departamento, y dentro de cada sección varias tarjetas en las que detallar más concretamente las tareas a realizar. Además, se pueden organizar según estén finalizadas o no.

Toggl Time Tracker (Android/iOS)

Si quieres gestionar tu tiempo de manera eficaz y aumentar así tu productividad, esta es tu aplicación. Podrás anotar tus actividades y el tiempo que tardas en realizarlas, también permite saber en qué funciones eres más rápido y efectivo. Además, crea de forma automática informes y estadísticas, de esta forma la app te muestra el valor de tiempo dedicado siempre que le asignes un precio al mismo. Es perfecto para medir la rentabilidad de los proyectos y del equipo.

myMail (Android/iOS)

myMail es una aplicación que permite gestionar todas las cuentas de correo electrónico desde un mismo panel. Entre las características principales destacamos las siguientes: la navegación rápida con iconos de menú, avatares de contacto, la búsqueda a través de contactos locales y el servidor, y las notificaciones push en tiempo real para el buzón, entre otras.

Sesame (Android/iOS)

Es una de las mejores Apps para gestionar tu trabajo y tener un mayor control de horarios, tanto individual como colectivo. Es decir, desde esta aplicación podrás saber los horarios de tus trabajadores y aprobar y tener visibles sus vacaciones.

Hootsuite (Android/iOS)

Si además de organizar tu trabajo y tiempo, también te encargas de gestionar las redes sociales en varias cuentas y clientes, Hootsuite es una aplicación que no debe faltar en tus dispositivos. La plataforma permite programar y gestionar publicaciones en varios perfiles y en varias redes sociales, además también cuenta con la funcionalidad de mostrar los resultados e informes por cuenta.

Trabajar en remoto desde espacios de coworking u oficinas virtuales con este tipo de aplicaciones nunca ha sido tan fácil.  Así que ya sabes, no dejes para mañana lo que puedas organizar hoy.

La entrada Las mejores Apps para gestionar tu tiempo y trabajo se publicó primero en Office Madrid.

La saturación de reuniones en los ambientes de oficina es cada vez mayor. A esto se suma que, en muchas ocasiones, estás reuniones son demasiado largas, demasiado intensas y demasiado poco productivas. Todo esto supone una gran perdida de tiempo para el trabajador, un tiempo que no podrá emplear en realizar otras funciones.

Desde el punto de vista empresarial, tenemos que tener claro que las reuniones resultan económicamente costosas. El coste de cada uno de los trabajadores que acuda a la reunión multiplicado por el tiempo que dure. Eso sin tener en cuenta los desplazamientos en el caso de las reuniones presenciales.

De este modo nuestras reuniones se convierten en una perdida muy importante de tiempo – y dinero -, en unos trabajadores desmotivados y en unos procesos que se estancan o avanzan con demasiada lentitud, incumpliendo los plazos establecidos.

Por estos motivos resulta muy necesario optimizar para conseguir reuniones de trabajo efectivas y para ello te dejamos unos consejos necesarios antes, durante y después de llevar a cabo reuniones de trabajo.

Antes de la reunión

1. Decide si la reunión es necesaria. En muchas ocasiones convocamos una reunión sin tener en cuenta que el objetivo de la reunión se puede resolver mediante otros métodos mucho más rápidos y sin la necesidad de implicar a tantas personas. Por eso el primer paso es decidir si la reunión es 100% necesaria.
   
2. Convoca solo a las personas necesarias. Las directrices indican que más de 6 personas en una reunión es excesivo. Convoca solo a las personas que realmente necesitan estar en la reunión y tienen algo que aportar. En ocasiones, hay algunos participantes que únicamente acuden de oyentes. En muchos casos es preferibles facilitarles posteriormente un dossier sobre lo que se ha tratado en la reunión antes de que gasten ese tiempo acudiendo.
   
3. Diseña un planning concreto sobre la reunión, hora, duración, lugar, objetivos… Esto te permitirá no salirte del guion y optimizar los tiempos. Envía este planning a todos los participantes con antelación para que puedan tener claro los temas que se van a tratar y los tiempos destinados a ello.

Durante la reunión

1. Puntualidad. El tiempo es dinero en términos empresariales. Por lo tanto, se puntual y exige puntualidad a todos los participantes. Es preferible estar preparado con 5 minutos de antelación.
   
2. Respeta el timing de la reunión. Sigue el plan establecido y respeta la duración del mismo. Si dura más de una hora es necesario hacer un descanso entre medias para aclarar la cabeza y reponer fuerzas.
   
3. Utiliza una hoja o una pizarra donde se apuntarán los temas importantes que surgirán en la reunión pero que se tratarán posteriormente. De esta forma evitamos que la reunión se desvirtúe.
   
4. Escucha activamente y respeta los tiempos. Una posibilidad es utilizar una pelota de papel que tendrá la persona que esté hablando en ese momento y que pasará únicamente cuando termine su turno. Así, evitaremos que la reunión se convierta en un debate muy difícil de moderar.

Al finalizar la reunión

1. Aprovecha un espacio de tiempo breve para preguntas, dudas, sugerencias o comentarios. Destina este espacio una vez que se hayan tratado todos los temas o dedica un espacio mucho más breve al finalizar cada uno de los temas.
   
2. Resume las decisiones que se han tomado. Aprovecha el final de la reunión para cerrar entre todos los asistentes un resumen sobre las decisiones que se han tomado y los siguientes pasos a realizar. En este punto incluye el resto de temas que han surgido durante la reunión y que se deberán tratar en la próxima toma de contacto
   
3. Confecciona un sumario donde se determinarán las tareas de cada uno de los participantes con tiempos de aplicación, las conclusiones de la reunión, los objetivos… Este resumen se enviará a cada uno de los participantes.

Siguiendo estos pasos conseguirás que tus reuniones sean mucho más efectivas, los asistentes utilizarán su tiempo de forma mucho más eficiente y además obtendrás una hoja de ruta que determinará los pasos a seguir.

Olvídate de perder tiempo y dinero debido a reuniones poco optimizadas, dale un empujón a los proyectos y evita estancamientos.

Además, si estás pensando en hacer tu reunión de forma presencial, las salas de reunión de Office Madrid están completamente equipadas para llevar a cabo las reuniones más eficientes. Aprovecha la posibilidad de grabar la reunión para poder repasar los temas tratados y evitar olvidos, utiliza nuestras pizarras para mantener el plan preestablecido y, si la reunión es demasiado larga, descansa en nuestras zonas comunes o recarga las pilas con nuestro café.

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La entrada Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas se publicó primero en Office Madrid.

Los cambios tras la pandemia. La flexibilidad

La pandemia ha traído consigo una serie de cambios en el mundo del trabajo que han venido para quedarse. Algunos de ellos son la irrupción del teletrabajo, la necesidad de distanciamiento social o los ajustes por la reducción de determinadas actividades y sectores. Todas estas novedades que poco a poco se han ido incorporando aunque de manera muy sutil antes de la pandemia, se han acelerado a raíz de ésta. Y sobretodo una fórmula ha logrado una gran relevancia, la fórmula de trabajo híbrida en la que se combina trabajo presencial con trabajo online. Lo vemos a continuación.

Blenden working. Fórmula de trabajo híbrida

Esta fórmula de trabajo combina la forma presencial con la online y está tomando mucha relevancia en la actualidad. Tiene ventajas tanto para el trabajador como para el empresario. El trabajador gana más flexibilidad y capacidad de poder organizarse su trabajo como él quiera ya que no tiene que estar presencialmente todo el tiempo. También ahorra en transporte y en tiempo que emplea para éste cuando no tiene que desplazarse a su lugar de trabajo ganando en calidad de vida. La empresa ahorra en costes ya que al no tener a los empleados todo el tiempo en oficina puede invertir en una oficina más pequeña o en un centro de negocios donde sólo pague por horas o por espacios que use con toda la reducción de gastos que conlleva. Estas ventajas hacen que esta nueva fórmula de trabajo sea la elegida  por muchas empresas. Aportan flexibilidad, ahorro de costes, pero una actividad presencial cuando sea necesario.

Las oficinas flexibles, claves para nuevas fórmulas de trabajo

A medida que estas nuevas fórmulas de trabajo se instauran en nuestro día a día, las oficinas también cambian. Ya que el trabajo adquiere una mayor flexibilidad, las oficinas también lo hacen, apareciendo el concepto de oficina flexible en la que el empresario sólo paga por el tiempo en el que las esté utilizando. Esto implica un gran ahorro para la compañía o una capacidad de mayor inversión en otros aspectos como son por ejemplo contratar más personal, publicidad y marketing, nuevas herramientas de trabajo formación o cualquier otro aspecto que se considere. Sin duda una gran solución para muchas empresas.

Está claro que la flexibilidad es hoy una regla clave en los negocios, y la oficina flexible se vuelve imprescindible.
Desde Office Madrid nos adaptamos a los cambios que están viniendo y por eso te proponemos el concepto de oficina flexible donde podrás alquilar tu despacho por horas o por jornadas. Tu decides. Además podrás disfrutar de otras ventajas como servicio de reprografía, oficina virtual, tele secretariado para que no te falte de nada. Echa un vistazo a nuestra oferta de alquiler de despachos.

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Plataformas ideales para videoconferencias

A continuación, analizaremos las bondades de las plataformas más utilizadas para el teletrabajo durante los últimos días:

Skype

Esta plataforma digital, ampliamente conocida a nivel mundial, permite realizar reuniones de hasta 10 usuarios al mismo tiempo. Es una opción aceptable para aquellos que ya saben cómo utilizarla, para los que no, podría parecer engorroso.
Para acceder necesitaras disponer de una cuenta con Microsoft, podría ser de Outlook o Hotmail. Tiene una conexión estándar, la proyección es de calidad y la plataforma funciona bastante bien en términos generales.

Google Hangouts

Se trata de la aplicación de video de google a la que puedes acceder mediante una cuenta Gmail. Puede usarse tanto desde el ordenador como desde tu Smartphone. Te ofrece la opción de compartir la pantalla en tiempo real lo que facilita el mostrar gráficos o informes. También puedes compartir archivos o imágenes con el resto de los usuarios. Es actualmente una de las plataformas más utilizadas.

Facetime

Tiene una cobertura excelente, de hecho, funciona en países en los cuales se restringen las llamadas de WhatsApp. No obstante, tiene una gran limitante y es que solo está disponible para los dispositivos Apple. Los Android y el resto de los dispositivos no podrán optar por esta plataforma.

Zoom Meeting

Entre las aplicaciones de videoconferencia que existen el Zoom Meeting es la más utilizada a nivel mundial. Es una aplicación diseñada especialmente para ser utilizada el sector empresarial, tiene versión gratuita y versión paga. Puedes compartir pantalla, compartir archivos, vídeos e imágenes.
El plan gratuito dispone de un límite de 40 minutos por reunión en la que pueden participar hasta 100 usuarios. La aplicación dispone de 4 planes pagos que van desde los 13,99 € mensuales. Al contratar el servicio pago las reuniones se podrán realizar por tiempo ilimitado.

Jitsi

Es muy fácil de usar y es muy intuitivo, además es 100% gratuito. Puedes activar la opción de pantalla simultanea o hacer uso del chat lateral. Es compatible con Android e iPhone.
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Como siempre, esperamos que este artículo te sea útil. Si tienes una empresa o piensas montar una y tu modelo de trabajo es el teletrabajo, posiblemente necesites los servicios de oficina virtual donde podrás domiciliar tu empresa con todas las ventajas que supone como imagen de marca, dirección de prestigio para tu negocio, geolocalización en Google o domiciliación social, fiscal y comercial. Además podrás contar con otros servicios extra como son el servicio de secretaria virtual 
La mejor solución  para comenzar a trabajar en un proyecto al menor coste.

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Claves para la organización del teletrabajo

Analicemos algunos aspectos que debes considerar para tener éxito al desempeñar tu trabajo de forma remota:

Establece una rutina de trabajo

No pienses que ahora dispondrás de todo el día para desempeñar tu función o de lo contrario acabaras trabajando más. Fíjate un horario, organízate y esfuérzate por cumplirlo hasta que se convierta en un hábito.
Si tu móvil forma parte de tu trabajo procura cerrar los canales digitales que no interfieran con tu empleo. De esta manera evitaras las distracciones y aumentaras tu productividad.

Crea un escenario ideal

Determina un lugar específico de la casa para desempeñar tus labores. Si tu hogar carece de despacho, habilita un espacio que te sirva como tal y equípalo con las herramientas necesarias. Si vives con otras personas asegúrate de que conozcan la función de dicho espacio para evitar las interrupciones.
Evita la tentación de hacer teletrabajo con el televisor encendido o de lo contrario no cumplirás con las tareas encomendadas.

No te quedes en pijamas

Aunque sientas la tentación, evita quedarte en pijamas todo el día ya que esto puede hacerte sentir demasiado relajado. Quedarte en pijamas te restara productividad así que trata de vestir de forma presentable.
Tampoco es necesario que vistas de traje y corbata, puedes vestir de forma cómoda pero presentable, como para una videollamada.

Evita el sedentarismo

Si pasas todo el día sentado frente al ordenador seguramente veras resultados negativos sobre tu salud. Programa tu rutina de trabajo incluyendo momentos de descanso en los cuales te levantes para hacer algún ejercicio. Al hacer teletrabajo podrías aprovechar para realizar alguna tarea domestica corta que realices en menos de 10 minutos.

No mezcles lo personal con lo laboral

Establece límites razonables para no mezclar ambos aspectos, aunque se presenten bajo el mismo ambiente. Con un poco de control y orden podrás llevar a cabo con éxito tu trabajo en casa.
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Como siempre, esperamos que este artículo te sea útil. Si tienes una empresa o piensas montar una y tu modelo de trabajo es el teletrabajo, posiblemente necesites los servicios de oficina virtual donde podrás domiciliar tu empresa con todas las ventajas que supone como imagen de marca, dirección de prestigio para tu negocio, geolocalización en Google o domiciliación social, fiscal y comercial. Además podrás contar con otros servicios extra como son el servicio de secretaria virtual 
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Principales ventajas del teletrabajo

Usar esta estrategia proporciona grandes beneficios tanto para el trabajador como para la empresa, estas son las principales ventajas del teletrabajo:

• El teletrabajo a distancia permite un equilibrio en el ámbito personal y laborar, logrando una conciliación entre lo profesional y el tener un poco más de libertad.
• El hogar es un entorno seguro que produce cierto grado de bienestar emocional, esto a su vez contribuye a una reducción del estrés.
• Una de las principales ventajas del teletrabajo es la flexibilidad en los horarios. Cada trabajador puede adaptar su horario según sus necesidades personales y de su familia.
• Hay una reducción de gastos en infraestructuras para las empresas, en el caso de los trabajadores reducen gastos de transporte y alimentos.
• Esta modalidad de trabajo ayuda a tener una productividad mucho mayor. Al trabajar desde casa se obtiene una mejor gestión de tiempo ya que no hay que salir y enfrentarse a diversos factores que interfieren en las labores.
• Gracias a los recursos tecnológicos el trabajo se enfoca en cubrir los objetivos planteados y no en trabajar en función del tiempo. Esto contribuye a que la marca empresarial mejore llegando a su público y alcanzando las metas propuestas.

Teletrabajo la opción del futuro

En gran parte del mundo el trabajo remoto se ha empleado desde hace algún tiempo y aún más en la actualidad. De hecho, muchas nuevas empresas apuntan a este tipo de modalidad atrayendo jóvenes talentosos que laboran desde sus hogares. Pero ¿será el teletrabajo la opción del futuro?
Las estadísticas tanto en España como en muchos otros países indican que es una realidad extendida. En parte se debe a las numerosas ventajas de teletrabajo en el crecimiento de las empresas. Cada día aumenta más el coworking y el trabajo desde casa gracias a los avances de la tecnología.
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