¿Cómo funciona una oficina virtual?

Hace unos meses publicamos un artículo titulado ¿Qué es una oficina virtual?. En ese artículo hablábamos sobre el concepto de oficina virtual. Lo definíamos como un “espacio donde se realizan actividades empresariales y que sustituye a una oficina física. Su cometido principal es crear una oferta completa de servicios para clientes dando un paso al frente en la nueva sociedad 4.0 y evitando los costes asociados al uso de recursos tradicionales, aumentando la eficiencia del negocio y ofreciendo servicios más completos” Si no has leído el artículo puedes hacerlo en este enlace.

Muchas veces cuando comienzas un negocio o tienes una PYME, es muy costoso el poder pagar una oficina. Especialmente si lo quieres ubicar en un lugar céntrico y dar una imagen de prestigio a tu marca. Por lo tanto contratar los servicios de una oficina virtual  puede ser una gran alternativa.

Cómo funciona una oficina virtual

Aunque existen diferentes variantes de oficina virtual y dependerá de los servicios que contrates, a modo general funcionará como si tuvieras una oficina propia, pero pudiendo trabajar desde casa. Dará a tu cliente una imagen de seriedad y prestigio. Tendrás a tu disposición todo lo necesario para proporcionar una adecuada atención a tu cliente. No tendrás que pagar el coste de una oficina física.

Se trata de un espacio dentro de la red donde puedes acceder para utilizar distintas aplicaciones, software y ver toda la información que atañe a tu empresa. Provee de todo lo necesario para trabajar y realizar todas las actividades que necesite tu empresa sin tener que trabajar en un lugar especifico. Puedes estar constantemente recibiendo y enviando información, resolviendo los problemas que se presenten, independientemente del tamaño o tipo de negocio. Permite desarrollar el trabajo como si te encontraras en una oficina física. Te ayudará a  incrementar la productividad al menor coste posible.

Ventajas de utilizar una oficina virtual:

  • Por un lado contarás con un domicilio fiscal y comercial generalmente bien ubicado. Esto dará una mayor seriedad y prestigio a tu empresa. Por ejemplo en Office Madrid contarás con un domicilio fiscal situado en una de las mejores zonas de Madrid.
  • Por otro lado si tus clientes te llaman, no tendrás que gestionar todas las llamadas que recibas. Generalmente estos servicios van acompañados de una recepcionista de la oficina virtual. Esta recibirá la llamada en nombre de la empresa, atenderá a tu cliente respondiendo a todas sus dudas y transferirá la llamada a un departamento específico o al número de teléfono que le indiques si lo considera necesario, lo que dará una imagen de mayor seriedad a tu empresa y te ahorrará tiempo. También te permite disfrutar de las ventajas que tiene el tener contratado un servicio de secretariado, pero sin tener contratado a ningún empleado y los gastos que ello implica.
  • Al contratar estos servicios se suele ofrecer la posibilidad de reservar por horas o días salas o espacios de reuniones. Por lo tanto pagarás sólo por lo que utilices y las salas contarán con todo lo que necesitas para ofrecer un buen servicio a tus clientes. Por ejemplo en Office Madrid contamos con un equipo de profesionales y soporte administrativo como impresoras, fotocopiadoras, escáneres a disposición de nuestros clientes. Evitan por lo tanto el gasto en material, el cliente sólo paga por su uso.
  • También suelen contar con un servicio de recepción de correspondencia y mensajería y un servicio de gestión de visitas.

 

¿Buscas un servicio de oficina virtual?

Esperamos que con este artículo hayamos resuelto tus dudas sobre cómo funciona una oficina virtual . Además si buscas este servicio, nosotros podemos ayudarte. En Office Madrid queremos presentarnos como una de las mejores opciones de oficina virtual para que nos elijas y puedas disfrutar del servicio integral que te ofrecemos.

Podrás beneficiarte de un domicilio fiscal y comercial de prestigio en Madrid que enmarcará la imagen de tu empresa y que podrás utilizar en tu negocio, sin riesgos y sin incurrir en gastos de establecimiento. Además contarás con un equipo de profesionales y soporte administrativo. Todo ello siempre a disposición de tus necesidades y sin gastos fijos. Contarás también con un servicio de oficina virtual con operatividad al instante y flexibilidad para crecer al ritmo de tu negocio. Tendrás también un servicio de recepción de tu correspondencia, mensajería y posterior reenvío según tus instrucciones. Contarás con atención personalizada de llamadas telefónicas y de visitas. Tendrás también acceso a oficinas y salas de reuniones cuando quieras y el tiempo que lo necesites.

 

 

 

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