Alquilar una oficina demasiado pequeña genera ruido, incomodidad y falta de salas.
Alquilar una demasiado grande genera puestos vacíos y costes que la empresa soportará todos los meses.
El problema es que muchas organizaciones calculan el espacio de forma incorrecta. Multiplican el número total de empleados por una cifra genérica y buscan una oficina que coincida con el resultado.
Pero dos empresas con 30 trabajadores pueden necesitar superficies completamente diferentes.
Una puede trabajar presencialmente cinco días a la semana, recibir clientes y celebrar reuniones constantes. La otra puede tener un modelo híbrido, una asistencia máxima de 18 personas y utilizar salas compartidas dentro de un centro de negocios.
Para calcular los metros de oficina por empleado hay que considerar la ocupación simultánea, la distribución, las salas, los espacios comunes y la posibilidad de crecimiento.
En esta guía encontrarás estimaciones para equipos de 20, 30 y 50 empleados y una fórmula para adaptar el cálculo a tu empresa.
Respuesta rápida: metros recomendados según el número de empleados
Como referencia de planificación, una oficina corporativa puede necesitar aproximadamente entre 7 y 12 metros cuadrados útiles por persona presente simultáneamente.
Esta horquilla no es un mínimo legal universal. Es una estimación práctica que incorpora puestos de trabajo y una proporción razonable de circulación, salas y espacios compartidos.
| Empleados presentes | Oficina compacta | Oficina equilibrada | Oficina amplia |
|---|---|---|---|
| 20 empleados | 140 m² | 180 m² | 240 m² |
| 30 empleados | 210 m² | 270 m² | 360 m² |
| 50 empleados | 350 m² | 450 m² | 600 m² |
Las estimaciones se corresponden con estos criterios:
- Compacta: aproximadamente 7 m² por persona.
- Equilibrada: aproximadamente 9 m² por persona.
- Amplia: aproximadamente 12 m² por persona.
Para la mayoría de las empresas de servicios, una primera estimación de 8 a 10 m² útiles por persona presente ofrece un punto de partida razonable.
Sin embargo, la superficie final debe calcularse según la ocupación máxima real, no según el número total de personas que aparecen en la plantilla.
Qué exige la normativa sobre el espacio por trabajador
El Real Decreto 486/1997 establece unas dimensiones mínimas para los locales de trabajo cerrados.
En oficinas y despachos, las referencias mínimas incluyen:
- Una altura de 2,5 metros desde el suelo hasta el techo.
- Dos metros cuadrados de superficie libre por trabajador.
- Diez metros cúbicos de volumen no ocupado por trabajador.
El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo dispone además de una herramienta para calcular la superficie libre mínima por trabajador.
La expresión importante es superficie libre.
Los dos metros cuadrados no representan la superficie total que debería contratar una empresa por empleado. Para calcular la superficie libre deben descontarse los espacios ocupados por mobiliario, instalaciones, equipos y otros elementos.
Por tanto, utilizar dos metros cuadrados por persona como criterio inmobiliario sería un error.
Ese mínimo no incluye adecuadamente:
- Mesas y sillas.
- Pasillos.
- Almacenamiento.
- Recepción.
- Salas de reuniones.
- Cabinas para llamadas.
- Zonas de descanso.
- Impresoras.
- Cuartos técnicos.
- Espacios de colaboración.
El cumplimiento legal es el punto de partida. No es el criterio suficiente para diseñar una oficina cómoda y funcional.
La fórmula para calcular cuántos metros necesita una oficina
Puedes realizar una primera estimación con esta fórmula:
Superficie estimada = empleados presentes simultáneamente × metros por persona
Por ejemplo:
Una empresa tiene 30 empleados, pero espera una presencia máxima de 21 personas. Quiere una oficina equilibrada, por lo que utiliza una referencia de 9 m² por persona.
21 × 9 = 189 m² útiles
Después debe comprobar si esa superficie permite incorporar las salas, despachos y espacios específicos que necesita.
Existe una segunda fórmula para calcular la asistencia simultánea:
Personas presentes = plantilla total × porcentaje máximo de asistencia
Si la plantilla es de 50 personas y la asistencia máxima esperada es del 60 %:
50 × 0,60 = 30 personas
Aplicando una referencia equilibrada:
30 × 9 = 270 m² útiles
La empresa podría partir de una oficina próxima a 270 m², no necesariamente de una diseñada para 50 puestos permanentes.
No calcules la oficina con la asistencia media
La asistencia media puede resultar engañosa.
Supongamos que una empresa registra una asistencia habitual del 45 %, pero los martes y jueves alcanza el 75 %.
Diseñar el espacio para la media provocaría saturación precisamente los días en los que más necesita la oficina.
El cálculo debe considerar:
- El día de mayor asistencia.
- Las reuniones de toda la empresa.
- Las incorporaciones previstas.
- Las visitas externas.
- La coincidencia de varios equipos.
- Los picos estacionales.
- Las políticas de presencialidad futuras.
La métrica correcta no es la ocupación media anual.
Es la ocupación máxima razonablemente previsible.
Cuántos metros necesita una oficina para 20 empleados
Una empresa con 20 empleados puede necesitar aproximadamente entre 140 y 240 m² útiles, dependiendo del modelo de trabajo.
Oficina compacta para 20 empleados: unos 140 m²
Puede funcionar cuando:
- Predomina el espacio abierto.
- Existen pocos despachos individuales.
- Las reuniones son poco frecuentes.
- Se utilizan salas compartidas externas.
- El almacenamiento es reducido.
- El equipo trabaja parcialmente en remoto.
Una distribución posible sería:
- 20 puestos de trabajo.
- Una sala pequeña.
- Una cabina para llamadas.
- Una zona reducida de descanso.
- Circulación y almacenamiento básico.
Es una opción eficiente, pero deja poco margen para equipos que reciben clientes o necesitan muchas conversaciones privadas.
Oficina equilibrada para 20 empleados: unos 180 m²
Es una referencia más adecuada para una empresa que necesita combinar concentración y colaboración.
Puede incluir:
- Entre 18 y 20 puestos.
- Una sala para 6 u 8 personas.
- Una sala pequeña o despacho.
- Dos cabinas telefónicas.
- Recepción compacta.
- Zona de café.
- Almacenamiento.
- Espacios de circulación.
Esta configuración ofrece más privacidad sin sobredimensionar excesivamente la oficina.
Oficina amplia para 20 empleados: unos 240 m²
Puede tener sentido cuando:
- Se reciben clientes frecuentemente.
- Existen varios responsables con despacho.
- Hay reuniones confidenciales.
- Se necesita una sala de juntas.
- La imagen corporativa es relevante.
- Se prevé aumentar la plantilla.
La oficina puede incorporar despachos, recepción, varias salas y zonas de colaboración.
Cuántos metros necesita una oficina para 30 empleados
Para 30 empleados presentes diariamente, la estimación se sitúa aproximadamente entre 210 y 360 m² útiles.
Oficina compacta para 30 empleados: unos 210 m²
Puede funcionar con una distribución eficiente y pocos espacios exclusivos.
Por ejemplo:
- Entre 28 y 30 puestos.
- Una sala mediana.
- Una sala pequeña.
- Dos cabinas.
- Zona de descanso compacta.
- Almacenamiento reducido.
El riesgo aparece cuando varios equipos necesitan reunirse simultáneamente. Una oficina puede tener suficientes mesas y seguir resultando insuficiente por falta de salas.
Oficina equilibrada para 30 empleados: unos 270 m²
Permite incorporar:
- Entre 26 y 30 puestos.
- Una sala de juntas.
- Una o dos salas pequeñas.
- Cabinas para videollamadas.
- Zona de colaboración.
- Recepción.
- Cocina o área de descanso.
- Almacenamiento.
Es una configuración razonable para consultoras, agencias, empresas tecnológicas o equipos comerciales con cierta actividad presencial.
Oficina amplia para 30 empleados: unos 360 m²
Puede ser adecuada para empresas que necesitan:
- Varios despachos privados.
- Salas para clientes.
- Espacios de formación.
- Zonas diferenciadas por departamentos.
- Áreas informales.
- Crecimiento a corto plazo.
- Una experiencia corporativa más cuidada.
Una superficie mayor solo tiene sentido cuando esos espacios se utilizan. Los metros vacíos no mejoran la productividad.
Cuántos metros necesita una oficina para 50 empleados
Una empresa con 50 empleados presenciales puede necesitar entre 350 y 600 m² útiles.
A partir de este tamaño, los errores de dimensionamiento son más costosos.
Una diferencia de tres metros cuadrados por persona representa 150 m² adicionales. Ese exceso se paga todos los meses durante la duración del contrato.
Oficina compacta para 50 empleados: unos 350 m²
Puede funcionar cuando:
- La distribución es mayoritariamente abierta.
- Los puestos están estandarizados.
- Se utilizan pocas salas privadas.
- Parte de las reuniones se celebra en espacios externos.
- Existe una gestión estricta de la ocupación.
Puede incluir:
- Entre 45 y 50 puestos.
- Una sala grande.
- Dos salas pequeñas.
- Varias cabinas.
- Zona de café.
- Espacios técnicos y de circulación.
Oficina equilibrada para 50 empleados: unos 450 m²
Esta superficie permite una distribución más versátil:
- Puestos operativos.
- Despachos o salas para responsables.
- Sala de juntas.
- Varias salas pequeñas.
- Cabinas individuales.
- Zona de colaboración.
- Recepción.
- Área de descanso.
- Almacenamiento.
- Espacio para crecimiento moderado.
Oficina amplia para 50 empleados: unos 600 m²
Puede justificarse cuando la sede también cumple funciones comerciales, culturales o representativas.
Por ejemplo:
- Recepción habitual de clientes.
- Formación interna.
- Reuniones de dirección.
- Eventos.
- Departamentos con alta confidencialidad.
- Laboratorios o equipamiento especial.
- Crecimiento previsto.
- Necesidad de zonas sociales amplias.
No debería contratarse automáticamente una superficie de este tamaño solo porque la empresa tenga 50 empleados.
Tabla para oficinas híbridas
En un modelo híbrido, hay que calcular los metros según la asistencia máxima simultánea.
Esta tabla utiliza un escenario de presencia máxima del 60 %:
| Plantilla total | Personas presentes | Espacio compacto | Espacio equilibrado | Espacio amplio |
| 20 empleados | 12 personas | 84 m² | 108 m² | 144 m² |
| 30 empleados | 18 personas | 126 m² | 162 m² | 216 m² |
| 50 empleados | 30 personas | 210 m² | 270 m² | 360 m² |
Estas cifras solo son válidas cuando la empresa controla la asistencia.
Reducir puestos sin establecer un sistema de reserva puede provocar:
- Falta de mesas en los días de mayor afluencia.
- Conflictos entre equipos.
- Reuniones improvisadas.
- Puestos ocupados permanentemente.
- Empleados que acuden y no encuentran espacio.
Office Madrid ya dispone de contenidos específicos sobre trabajo híbrido, oficinas flexibles y reducción de espacios infrautilizados. El nuevo artículo debe limitarse al cálculo de superficie y enlazar hacia esas guías para ampliar la parte organizativa.
Qué superficie debe reservarse para cada uso
La oficina no está formada únicamente por puestos de trabajo.
Una distribución orientativa podría repartir la superficie de esta manera:
| Uso | Porcentaje aproximado |
| Puestos de trabajo | 45-55 % |
| Salas y espacios de colaboración | 15-25 % |
| Circulación | 15-20 % |
| Recepción y zonas comunes | 5-10 % |
| Almacenamiento y servicios | 5-10 % |
La distribución cambia según el negocio.
Una empresa dedicada a la venta telefónica necesitará más puestos y más control acústico.
Una consultora puede requerir numerosas salas pequeñas.
Un despacho profesional puede necesitar más privacidad.
Una empresa tecnológica híbrida puede dedicar menos espacio a puestos fijos y más a colaboración.
Cuántas salas de reuniones necesita una empresa
No existe una proporción única, pero puede utilizarse esta estimación inicial:
- Equipos de hasta 20 personas: una sala mediana y una sala pequeña.
- Equipos de 30 personas: una sala de juntas y una o dos salas pequeñas.
- Equipos de 50 personas: una sala grande, dos o tres salas pequeñas y varias cabinas.
También debes analizar:
- Cuántas reuniones se celebran simultáneamente.
- Cuánto duran.
- Cuántas personas participan.
- Cuántas son virtuales.
- Si se reciben clientes.
- Si existen conversaciones confidenciales.
- Si se imparten formaciones.
Mantener salas propias que apenas se utilizan puede encarecer innecesariamente la oficina.
Una alternativa consiste en contratar una oficina base más eficiente y utilizar salas de reuniones en Madrid cuando se necesiten encuentros de mayor tamaño.
Office Madrid ofrece salas que pueden reservarse por horas, medias jornadas o jornadas completas.
Cuánto espacio ocupan los puestos de trabajo
El tamaño de la mesa depende de la tarea.
El INSST señala que, para tareas generales de oficina, una superficie de trabajo aproximada de 80 por 120 centímetros puede servir como referencia mínima, aunque debe adaptarse al equipo y a los elementos necesarios para cada puesto.
El puesto completo necesita más espacio que la mesa.
También hay que considerar:
- La silla y su desplazamiento.
- El paso por detrás.
- Cajoneras.
- Monitores.
- Equipos.
- Separación entre puestos.
- Accesibilidad.
- Circulación.
Un puesto situado en una zona abierta puede requerir menos superficie total que un despacho individual, pero necesita una solución acústica mejor.
Cómo afectan los despachos privados
Cada despacho individual incrementa la superficie necesaria porque incorpora cerramientos, circulación y zonas que no pueden compartirse.
Antes de asignar un despacho a cada responsable, analiza:
- Cuánto tiempo permanece allí.
- Cuántas reuniones privadas mantiene.
- Si puede utilizar una sala reservable.
- Si el despacho puede compartirse.
- Si la privacidad es realmente necesaria.
Una empresa con seis despachos privados puede necesitar muchos más metros que otra con la misma plantilla y una distribución abierta.
Las oficinas y despachos flexibles en Madrid permiten combinar áreas privadas con servicios y espacios comunes ya equipados.
No olvides las cabinas para llamadas
Las videollamadas han reducido algunos desplazamientos, pero han aumentado la presión acústica dentro de las oficinas.
Si varios empleados realizan llamadas simultáneas desde sus mesas, aparecen:
- Ruido.
- Distracciones.
- Falta de privacidad.
- Problemas de concentración.
- Mala experiencia en videoconferencias.
Para equipos con muchas llamadas, las cabinas o pequeñas salas pueden ser más importantes que una gran sala de juntas.
Una oficina de 30 personas con actividad comercial podría necesitar más cabinas que una empresa administrativa del mismo tamaño.
Cuánto espacio dejar para crecer
Reservar capacidad para crecer es razonable.
Pagar durante años por una expansión que quizá no ocurra, no.
Como criterio práctico, puede preverse entre un 10 % y un 15 % de capacidad adicional cuando existen contrataciones confirmadas o una previsión de crecimiento suficientemente sólida.
Para una empresa de 30 personas, eso equivale aproximadamente a tres o cinco puestos adicionales.
Si el crecimiento es incierto, una oficina flexible reduce el riesgo de contratar desde el primer día toda la superficie futura.
Los centros de negocios permiten ampliar o reducir el espacio con mayor agilidad que un alquiler convencional, sujeto siempre a la disponibilidad y a las condiciones contractuales. La flexibilidad y los servicios integrados forman parte de la propuesta comercial de Office Madrid.
Superficie útil, construida y alquilable: no son lo mismo
Cuando compares oficinas, asegúrate de que las cifras utilizan el mismo criterio.
Superficie útil
Es el espacio interior que puede utilizarse realmente.
Superficie construida
Incluye determinados cerramientos, pilares y elementos constructivos.
Superficie alquilable
Puede incorporar una proporción de zonas comunes del edificio.
Dos oficinas anunciadas con 300 m² pueden ofrecer cantidades distintas de espacio realmente aprovechable.
Solicita siempre:
- Plano acotado.
- Superficie útil.
- Superficie construida.
- Distribución.
- Número real de puestos.
- Capacidad de las salas.
- Elementos incluidos en la medición.
No compares oficinas exclusivamente por los metros anunciados.
Cómo influye la forma de la oficina
Una planta rectangular y diáfana suele aprovecharse mejor que un espacio irregular con:
- Muchos pilares.
- Pasillos largos.
- Esquinas.
- Desniveles.
- Zonas sin luz.
- Núcleos de instalaciones mal ubicados.
La eficiencia de planta mide qué parte de la superficie puede utilizarse para las necesidades reales de la empresa.
Una oficina de 250 m² bien distribuida puede resultar más útil que otra de 300 m² con numerosas zonas residuales.
Errores al calcular los metros de una oficina
Multiplicar la plantilla por dos metros cuadrados
Los dos metros cuadrados son una referencia mínima de superficie libre, no una recomendación total por puesto.
Diseñar para toda la plantilla en una empresa híbrida
Puede generar decenas de puestos vacíos.
Diseñar para la asistencia media
Puede dejar a la empresa sin capacidad en los días de mayor ocupación.
Incluir demasiados despachos
Los cerramientos y espacios exclusivos reducen la eficiencia.
Olvidar las llamadas y reuniones
Tener suficientes mesas no significa tener una oficina funcional.
No diferenciar metros útiles y construidos
Puede provocar que la superficie efectiva sea inferior a la esperada.
Reservar demasiado crecimiento
La empresa paga hoy por una expansión incierta.
No calcular los espacios compartidos
Recepción, circulación, cocina, salas y almacenamiento también consumen superficie.
Qué datos debes recopilar antes de buscar oficina
Antes de solicitar propuestas, responde estas preguntas:
- ¿Cuántos empleados tiene la empresa?
- ¿Cuántas personas acudirán simultáneamente?
- ¿Qué día registra la mayor asistencia?
- ¿Cuántas contrataciones están confirmadas?
- ¿Cuántos puestos deben ser fijos?
- ¿Cuántos pueden compartirse?
- ¿Cuántos despachos privados son necesarios?
- ¿Cuántas reuniones simultáneas se celebran?
- ¿Cuántas personas realizan videollamadas?
- ¿Se reciben clientes?
- ¿Se necesita almacenamiento?
- ¿Se organizan formaciones?
- ¿Qué superficie puede contratarse externamente?
- ¿Qué duración contractual acepta la empresa?
- ¿Qué presupuesto total existe?
Sin estos datos, buscar una oficina por metros es buscar a ciegas.
Ejemplo: empresa de 30 empleados con modelo híbrido
Supongamos una empresa con:
- 30 empleados.
- Tres días de trabajo presencial.
- Asistencia máxima del 70 %.
- Dos responsables que necesitan privacidad.
- Reuniones frecuentes.
- Una previsión de tres nuevas contrataciones.
Paso 1: calcular la asistencia máxima
30 × 70 % = 21 personas
Paso 2: añadir crecimiento confirmado
21 + 3 = 24 personas
Paso 3: elegir el ratio
La empresa necesita reuniones y privacidad, por lo que utiliza 9 m² por persona.
24 × 9 = 216 m²
Paso 4: comprobar la distribución
La oficina debe permitir:
- Aproximadamente 24 puestos.
- Dos despachos o salas privadas.
- Una sala mediana.
- Una sala pequeña.
- Cabinas.
- Zona de descanso.
- Circulación y almacenamiento.
La búsqueda debería comenzar alrededor de los 210-230 m² útiles, pero la decisión final dependerá del plano y de los espacios compartidos incluidos.
Ejemplo: empresa de 50 empleados con asistencia variable
La empresa tiene:
- 50 empleados.
- 50 % de asistencia habitual.
- 80 % de asistencia los jueves.
- Reuniones generales mensuales.
- Varias personas trabajando desde otras ciudades.
Sería un error dimensionar para 25 personas basándose en la media.
La ocupación máxima habitual es:
50 × 80 % = 40 personas
Con una referencia compacta de 7 m²:
40 × 7 = 280 m²
Con una distribución equilibrada de 9 m²:
40 × 9 = 360 m²
La empresa podría buscar aproximadamente entre 280 y 360 m² útiles y contratar una sala externa para los encuentros excepcionales de las 50 personas.
¿Conviene alquilar una oficina propia o un espacio flexible?
La respuesta depende de la estabilidad de la plantilla y de la frecuencia de uso.
Una oficina tradicional puede tener sentido cuando:
- La ocupación es estable.
- La empresa permanecerá muchos años.
- Necesita una personalización intensa.
- Requiere instalaciones especiales.
- Puede asumir una inversión inicial.
Una oficina flexible puede resultar más adecuada cuando:
- La plantilla está creciendo.
- Existe trabajo híbrido.
- La empresa abre una delegación.
- La necesidad es temporal.
- Se quiere evitar una reforma.
- Se necesitan servicios incluidos.
- La ocupación puede cambiar.
Office Madrid ofrece oficinas equipadas en Cuzco, Nuevos Ministerios y Retiro, además de salas y otros espacios que pueden reducir la superficie privada que necesita cada empresa.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos metros cuadrados necesita cada empleado en una oficina?
Como referencia práctica de planificación, pueden estimarse entre 7 y 12 m² útiles por persona presente. La cifra incluye una proporción de espacios compartidos, pero debe adaptarse a la distribución.
¿El mínimo legal es de dos metros cuadrados por trabajador?
La normativa establece dos metros cuadrados de superficie libre por trabajador en los locales cerrados. No representa la superficie total recomendada por puesto. También establece diez metros cúbicos no ocupados por persona y una altura mínima de 2,5 metros para oficinas y despachos.
¿Cuántos metros necesita una oficina para 20 empleados?
Aproximadamente entre 140 y 240 m² útiles si los 20 empleados acuden simultáneamente. Una configuración equilibrada estaría alrededor de 180 m².
¿Cuántos metros necesita una oficina para 30 empleados?
Entre 210 y 360 m² útiles con asistencia completa. Una referencia equilibrada sería de unos 270 m².
¿Cuántos metros necesita una oficina para 50 empleados?
Entre 350 y 600 m² útiles con presencia completa. En un modelo híbrido, debe calcularse utilizando la asistencia simultánea máxima.
¿Debo calcular el espacio según toda la plantilla?
Solo cuando todos los trabajadores puedan coincidir habitualmente. En modelos híbridos debe utilizarse la ocupación máxima prevista, dejando un margen razonable.
¿Cuánto espacio hay que reservar para crecer?
Puede reservarse entre un 10 % y un 15 % cuando existe una previsión sólida. Si el crecimiento es incierto, puede resultar más eficiente contratar un espacio flexible.
¿Las salas de reuniones cuentan dentro de los metros por empleado?
Sí, cuando son privadas y forman parte de la oficina. Si se utilizan salas compartidas o contratadas por horas, puede reducirse la superficie privada necesaria.
La oficina correcta no es la que tiene más metros
Es la que utiliza mejor cada metro.
Una empresa de 30 empleados no necesita automáticamente 30 puestos permanentes. Tampoco debería instalarse en un espacio mínimo que ignore las llamadas, las reuniones, la circulación y el crecimiento.
Para calcular cuántos metros necesita una oficina:
- Determina la asistencia simultánea máxima.
- Elige una referencia de entre 7 y 12 m² por persona.
- Añade los espacios específicos.
- Comprueba la superficie útil real.
- Evalúa la eficiencia del plano.
- Evita pagar por capacidad que no utilizarás.
Office Madrid ofrecemos oficinas y despachos flexibles en Madrid preparados para equipos de diferentes tamaños y con acceso a salas, recepción y servicios compartidos.