Cerca del 95% de las personas que trabajan en una oficina afirman que estar en un entorno bien diseñado y funcional les hace más productivos. Sin embargo, a la hora de hacer una reforma se genera mucho ruido y puede llegar a ser muy molesto para los trabajadores.
Es por ello que, antes de iniciar cualquier servicio con una empresa de reformas de oficinas en Madrid es esencial tomar medidas para garantizar la seguridad de los empleados y que su productividad y esfuerzos no se vean interrumpidos en su día a día.
Pasos previos a la reforma
Evaluar las necesidades de la empresa y los empleados
En primer lugar, hay que preguntarse qué mejoras se pueden hacer en la oficina para que la productividad se vea mejorada y ver qué necesidades de los trabajadores se pueden cubrir. Para ello, muchas empresas programan reuniones para considerar aspectos como la ergonomía, la iluminación o la acústica.
Crear un plan detallado para minimizar el impacto en el trabajo
El siguiente paso es ver cómo se pueden aplicar esas reformas a la oficina para minimizar las molestias que puedan surgir durante la obra. Por ejemplo: los horarios de la empresa que vas a contratar, el tiempo que va a durar la reforma y las posibles alternativas para trabajar durante el periodo del servicio.
Establecer un cronograma claro y comunicárselo a todos los empleados
Una vez contratada la empresa encargada de llevar a cabo la reforma, es hora de entregar a los empleados un cronograma con las etapas de la obra y cómo se abordarán los posibles problemas durante el tiempo que dure.
¿Qué hacer con las personas que trabajan en la oficina durante las obras?
Ahora bien, ¿qué pasa si la reforma es grande y se va a producir mucho ruido en el espacio de trabajo? Hay algunas alternativas para que la efectividad del equipo no se pierda y que el trabajo siga con total normalidad.
Espacios temporales de trabajo dentro o fuera de la oficina
Si es posible, habilita espacios de trabajo temporales o considera contratar alternativas como los coworking o la posibilidad de teletrabajo. Estas soluciones permiten mantener la operatividad mientras se ejecutan las obras en determinadas áreas.
El 50% de los empleados prefiere un modelo de trabajo híbrido, combinando trabajo en la oficina y a distancia
Flexibilidad laboral durante la reforma
Otra de las soluciones que se suelen aplicar en estos casos es incorporar horarios escalonados para reducir la necesidad de estar presente en la oficina mientras duran las reformas, beneficiando tanto a los empleados como a los trabajadores de la empresa de reformas.
Comunicación constante con los empleados
Mantén informados a los empleados sobre los avances de la reforma, posibles cambios en el cronograma o ajustes necesarios. Una comunicación abierta reduce el estrés y mejora la percepción del proceso.
Factores clave para realizar una reforma con empleados trabajando
Pero, ¿qué pasa si es imposible aplicar alguna de las anteriores alternativas y los trabajadores deben permanecer en su puesto físico de la oficina?
Garantizar la seguridad en la oficina durante las obras
Antes de comenzar la reforma hay que asegurarse de minimizar los riesgos que puedan surgir mientras se realizan los trabajos, como el ruido o el polvo. Para ello, puedes proporcionar equipos de protección a los empleados y realizar inspecciones diarias para comprobar que todo esté bien.
Establecer áreas delimitadas para los trabajos
Para que no haya margen de error, delimita la zona de reforma para que los empleados puedan desplazarse de forma segura por el espacio de trabajo.
Coordinación con el contratista
Ir mano a mano con la empresa que contrates es fundamental. Planifica en equipo los horarios y los métodos de trabajo que se van a llevar a cabo para evitar cualquier interrupción innecesaria.
¿Cómo gestionar el impacto emocional y profesional en los empleados?
Durante una reforma, pueden darse situaciones de mucho estrés que pueden llegar a afectar a la salud de los empleados, reduciendo su eficacia.
Escuchar y valorar la opinión del equipo durante la reforma
Durante el tiempo que dure la reforma, es muy importante mantener un enfoque humano con los empleados y escuchar sus preocupaciones. Ten en cuenta todas sus valoraciones y mantén un feedback que demuestre que su bienestar es una prioridad en todo momento.
Estrategias para mantener la motivación en un entorno de cambio
Implementa iniciativas como actividades de equipo, pausas activas o incentivos que ayuden a mantener la moral alta durante el proceso.
Reconocer el esfuerzo del equipo durante el proceso
Al finalizar la reforma, celebra el esfuerzo y la paciencia del equipo. Un reconocimiento sincero, ya sea mediante un evento o una comunicación formal, refuerza la cohesión y la satisfacción laboral.
Si estás a punto de realizar una reforma en tu oficina, ya sabes que una planificación bien hecha y una comunicación efectiva pueden marcar un antes y un después en el resultado. Al final, los cambios merecerán la pena.