Cuando hablamos de organización de eventos, ya sea una formación que requiera el alquiler de salas de formación o una gran conferencia que necesite un espacio adaptado a sus necesidades, implica una tarea colosal. Desde la meticulosa planificación de cada detalle hasta la eficiente coordinación de recursos, conocer en profundidad como organizar un evento corporativo juega un papel fundamental.
Aunque cada evento es único en sus objetivos, presupuestos y audiencias, existen pasos clave que pueden ser seguidos para iniciar el proceso de planificación de manera efectiva, maximizando las posibilidades de éxito.
Pasos para la organización de un evento
A continuación, te detallamos los pasos necesarios para organizar un evento:
1.Establecer metas y objetivos
Antes de adentrarte en la logística del evento, como la selección del lugar o los ponentes, es crucial dedicar tiempo a identificar claramente el propósito y los objetivos que persigues al planificar este evento.
¿Cuál es el propósito principal del evento?
Este es el motivo que te llevó a planificar el evento en primer lugar. ¿Estás buscando impulsar nuevas ventas, respaldar el lanzamiento de un producto, aumentar el reconocimiento de la marca, o quizás tienes una combinación de múltiples objetivos? Determinar qué deseas lograr y cómo organizar un evento corporativo adaptado a tus propósito inicial, contribuirá a alcanzar esos objetivos.
¿Cuáles son los objetivos?
Al organizar cualquier evento, es fundamental establecer un conjunto de objetivos que respalden tu objetivo final. Aquí tienes algunos ejemplos de posibles objetivos para eventos:
- Incrementar las inscripciones en un 10% con respecto al último evento.
- Aumentar los ingresos en un 25% desde el último evento.
- Obtener 100 pedidos anticipados para el próximo producto.
- Mejorar la presencia en redes sociales con más menciones, seguidores o compartidos durante el evento.
Una vez que hayas definido tus metas y objetivos, puedes elaborar un alcance preliminar del evento. Este alcance debe proporcionar detalles esenciales y señalar cómo organizar un evento corporativo alcanzando los objetivos establecidos. Aunque este plan no será definitivo, debería incluir:
- Fechas: El período en el que se llevará a cabo el evento.
- Asistentes: ¿Cuántas personas esperas que asistan?
- Ubicación: ¿Será local o en otro lugar? Haz una lista de posibles ciudades y lugares adecuados para tu evento.
- Tipo de evento: ¿Qué tipo de evento será? ¿Una conferencia de un día para presentar un nuevo producto, o una feria de dos días para reunir a clientes?
Definir los objetivos y el alcance preliminar del proyecto te permitirá avanzar hacia las siguientes etapas de planificación con mayor claridad.
2.Define un presupuesto para el evento
El establecimiento de un presupuesto es un paso inicial fundamental en la planificación de eventos, ya que ayuda a aclarar otros aspectos del plan. Además, tener un presupuesto establecido ayuda a evitar sorpresas desagradables, como quedarse sin fondos para la decoración u otros elementos necesarios. Tu éxito estará más garantizado si planificas cuidadosamente todo tu presupuesto con anticipación y lo actualizas a medida que avances en el proceso. Es crucial seguir de cerca este proceso.
Debes comenzar a desglosar los costos de los productos o servicios por categorías para comprender cómo se distribuirá tu presupuesto. El presupuesto típicamente se divide en marketing y promoción (43%), oradores y talentos (32%), materiales impresos (29%) y lugares (18%).
Conforme tu plan se vaya solidificando, será necesario revisar y ajustar el presupuesto. Es probable que las necesidades cambien, pero es esencial mantener un presupuesto preciso que refleje cualquier cambio o actualización. Dado que nadie desea excederse del presupuesto, es común que los organizadores realicen ajustes para garantizar que se mantengan dentro de los límites establecidos.
3.Forma tu equipo de eventos
Para eventos pequeños, es probable que te encargues tú solo de la mayoría, o todas, las tareas mencionadas en esta sección. Sin embargo, para eventos de mayor envergadura, es crucial contar con un equipo organizado para llevar a cabo la producción de manera efectiva.
Si estás comenzando desde cero con la formación de un equipo, es esencial asignar roles desde el principio para garantizar la responsabilidad adecuada. Todos los miembros del equipo deben reportar a un gerente de proyecto que tenga una visión completa y un conocimiento profundo de todas las partes móviles del evento.
Construyendo el equipo perfecto para tu evento
Solo el 12% de los eventos cuentan con equipos de diez o más personas, y la mayoría, aproximadamente el 45%, tienen de 2 a 5 empleados, lo que significa que a menudo las personas desempeñan múltiples roles. Si estás entre los pocos que tienen más de 5 miembros en el equipo, aquí te ofrecemos una visión general de cómo organizar un evento corporativo en función del número de personas y cómo suelen distribuirse las funciones:
- Gerente de Proyecto: Supervisa a todos los miembros del equipo mencionados a continuación. Esta persona es la responsable última de la ejecución del evento. Gestiona el presupuesto, lidera la estrategia y toma decisiones de compra de alto nivel.
- Coordinación: Esta persona es responsable de mantener el contacto principal entre el lugar del evento, los proveedores, los patrocinadores, los voluntarios y el personal del lugar, como seguridad, fotografía y catering.
- Planificación: Encabeza el desarrollo de la agenda, trabaja con los ponentes y se asegura de que la programación esté actualizada y comunicada a las partes pertinentes. Además, coordina las reuniones en el evento y facilita la interacción entre los asistentes.
- Diseño Creativo: Este equipo se encarga de crear todo el material visual, incluyendo horarios, banners, publicidad, merchandising, señalización y demás elementos de diseño.
- Marketing y Comunicaciones: Trabajan de cerca con el equipo de diseño para promover el evento y llegar al público objetivo. Crean estrategias de marketing, gestionan la comunicación en redes sociales y medios de prensa, y se encargan de la interacción con los inscritos.
- Registro y Check-in: Estos miembros del equipo se encargan de configurar el sistema de registro, producir y administrar credenciales, generar informes y garantizar un proceso de registro fluido, tanto antes como durante el evento.
- Patrocinios: Este miembro del equipo se encarga de asegurar patrocinadores para el evento, gestionar los espacios de stand, mantener relaciones con los patrocinadores y explorar oportunidades de colaboración con organizaciones comunitarias.
Con un equipo bien estructurado y roles claros, podrás llevar a cabo tu evento de manera más eficiente y exitosa.
Mantener a tu equipo en sintonía
Ahora que tienes tu equipo y los roles bien establecidos, es momento de trazar un plan detallado para el evento. Este plan no es solo una lista de tareas; es una descomposición minuciosa de cada acción necesaria, identificando quién es responsable, dónde sucederá, cuándo debe completarse y si ya se ha finalizado. Cada tarea debe estar alineada con los objetivos generales del evento.
Herramientas para la gestión del evento
Para mantener todo en orden, es útil emplear herramientas de gestión de proyectos. Estas herramientas te permiten asignar y monitorear tareas, lo que permite a un líder de proyecto tener una visión clara del progreso y los plazos. Algunas opciones populares incluyen:
4.Selecciona el lugar y la fecha
La elección del lugar y la fecha del evento son decisiones críticas que influirán en todo el proceso de planificación. Es fundamental comenzar la búsqueda del lugar lo antes posible, ya que esta es una de las tareas más desafiantes. Dado que el mercado de eventos suele estar saturado, encontrar disponibilidad en los lugares adecuados puede ser complicado. Al seleccionar un lugar, también debes considerar cuidadosamente las fechas, teniendo en cuenta factores estacionales y circunstanciales. Por ejemplo, es probable que durante las vacaciones de Navidad sea difícil encontrar espacios disponibles, mientras que en el verano los lugares podrían estar reservados con anticipación.
A medida que investigues y te comuniques con los representantes de diferentes lugares, asegúrate de hacer todas las preguntas necesarias para asegurarte de que el lugar sea adecuado para tus necesidades. Considera aspectos como el presupuesto, el estilo temático, la ubicación (¿es accesible en transporte público?), las instalaciones disponibles y el personal en el lugar. ¿Hay suficientes baños distribuidos por todo el lugar? ¿Cuál es el plan de seguridad y respuesta a emergencias?
5.Establecer la identidad de marca del evento
Desde el nombre y el concepto hasta el diseño del sitio web y la apariencia física del lugar, la identidad de marca de tu evento establece el tono y la personalidad del mismo. Es crucial que cuando la gente piense en tu evento, se perciba una fuerte identidad. Además, una marca sólida del evento proporciona una visión clara y guía la dirección del mismo.
Al desarrollar la identidad de marca de tu evento, debes tener en cuenta que debe estar alineada con la marca de tu empresa, pero también debe tener su propia identidad distintiva. Debes considerar cómo se verá tu marca tanto online como en la vida real, y cómo se integrará en los diversos elementos del evento.
Cuando se trata de la identidad de marca de un evento, típicamente incluye:
- Nombre del evento: Es el primer paso crucial, ya que es lo primero que verán los asistentes y debe reflejar la visión del evento.
- Temática: A menudo, se crea un tema para unificar el evento y darle cohesión.
- Logotipo, colores, tipografía: Deben mantener una coherencia en todos los materiales de marketing.
- Decoración del lugar, material de correo electrónico, señalización, etc.: Aunque no es necesario que cada elemento tenga el logotipo, todos deben contribuir a contar la historia del evento.
Una vez que estos elementos de marca estén definidos, debes utilizarlos en todas las plataformas, incluyendo el sitio web del evento, las redes sociales, los correos electrónicos, las entradas y el registro.
Diseña el itinerario del evento
¡Es fundamental planificar la agenda con antelación! ¿Tendrás un ponente principal destacado? ¿Estás considerando incluir actividades turísticas adicionales durante el día o la noche? ¿Ofrecerás múltiples sesiones simultáneas o una sola sala para talleres y charlas? Al responder estas preguntas iniciales, podrás comenzar a delinear el panorama general de tu evento.
No te preocupes si no tienes el programa completamente definido antes de empezar a promocionar el evento. Puedes ajustar el horario más adelante, una vez que la campaña de marketing esté en marcha y las inscripciones comiencen a llegar. La tecnología moderna facilita la actualización rápida del programa en el sitio web y la aplicación móvil.
Es importante tener al menos una estructura básica del programa confirmada lo antes posible, para que tus asistentes sepan qué esperar del evento.
Consideraciones adicionales
Además del programa principal del evento, hay otros aspectos que debes tener en cuenta:
- Alimentación y bebidas: ¿Se ofrecerá almuerzo o tentempiés durante el evento?
- Eventos complementarios: ¿Se organizarán happy hours, oportunidades de networking u otras actividades sociales?
- Entretenimiento: ¿El evento concluirá con una celebración o fiesta para los asistentes?
6. Confirmación de patrocinadores, expositores y ponentes
Para eventos de gran escala, involucrar a otros puede ayudar a compensar los costos y enriquecer la experiencia del evento. Los ponentes, patrocinadores y expositores son formas comunes de añadir valor y diversidad al evento.
Ponentes
- Convocatoria para presentaciones: Publicar una convocatoria abierta para presentaciones permite a la comunidad participar como ponentes.
- Invitación personal: Invitar personalmente a los ponentes es otra opción, aunque puede requerir compensación y gastos de viaje.
- Gestión de ponentes: Mantén una comunicación clara y proporciona orientación y materiales relevantes.
Patrocinadores
- Investigación previa: Investiga qué beneficios pueden obtener los posibles patrocinadores y asegúrate de que añadan valor al evento.
- Propuestas personalizadas: Crea propuestas que destaquen los beneficios únicos para cada patrocinador.
- Paquetes de patrocinio: Ofrece paquetes que incluyan diferentes niveles de costos y beneficios, además de opciones creativas para patrocinios únicos.
Expositores
- Paquetes de expositor: Ofrece a los patrocinadores la oportunidad de tener un espacio dedicado para interactuar con los asistentes.
- Fomento del networking: Programa tiempos dedicados a los expositores para fomentar la interacción entre ellos y los asistentes.
7.Identificación y selección de herramientas tecnológicas
La tecnología está transformando la experiencia de los eventos tanto para los organizadores como para los asistentes. Al planificar un evento, es crucial identificar las necesidades tecnológicas y los plazos de implementación.
Registro y venta de entradas
Utiliza plataformas online para gestionar la inscripción y venta de entradas de manera rápida y eficiente.
Aplicación móvil
Ofrece una experiencia mejorada a los asistentes con una aplicación móvil que les permita acceder a horarios, crear agendas personalizadas y interactuar entre ellos.
Transmisión o grabación en vivo:
Amplía el alcance del evento mediante la transmisión en vivo de sesiones para conectar con una audiencia dispersa. La grabación de sesiones también extiende el impacto del evento más allá de su duración física.
Herramientas de participación
Mejora la participación de los asistentes mediante tecnologías como muros de redes sociales o herramientas de gamificación que fomenten la interacción y el compromiso durante el evento.
La tecnología ofrece oportunidades para mejorar la organización y la experiencia del evento, desde la inscripción hasta la participación de los asistentes. Es importante seleccionar las herramientas adecuadas y planificar su implementación con antelación para garantizar el éxito del evento.
8. Planificación de Marketing y Promoción
Para garantizar el éxito de tu evento, es esencial tener un plan de marketing y promoción sólido que genere interés y atraiga al público adecuado. Aquí hay algunos pasos clave para crear este plan:
Metas y objetivos
Establece metas específicas y medibles para tu estrategia de marketing, como aumentar el registro online o generar tráfico al sitio web del evento.
Tácticas
Selecciona las tácticas de marketing más adecuadas para alcanzar tus objetivos, como anuncios online, redes sociales, correo electrónico, etc. Asegúrate de adaptar estas tácticas a tu público objetivo.
Cronograma y frecuencia
Construye un calendario de marketing detallado que incluya todas las acciones que llevarás a cabo, como el envío de correos electrónicos promocionales. Esto te ayudará a mantener el impulso y a garantizar que tus esfuerzos de marketing estén bien coordinados.
Con un plan de marketing sólido en su lugar, podrás promocionar tu evento de manera efectiva y aumentar las posibilidades de éxito.
9. Selección de métricas para evaluar el éxito del evento
Es crucial tener un plan para medir el éxito de tu evento, y debes considerar las métricas que te proporcionarán una imagen clara de cómo funcionó. Aquí hay algunas métricas clave que puedes usar:
Datos y analítica
- Número de entradas vendidas y canales de venta.
- Costo por asistente y retorno de la inversión.
- Generación de clientes potenciales y pedidos anticipados.
Encuestas de eventos
Obtén información cualitativa sobre la percepción y la satisfacción de los asistentes mediante encuestas posteriores al evento. Esto te ayudará a identificar áreas de mejora y puntos fuertes del evento.
Repercusión online
Observa la actividad online antes, durante y después del evento. Presta atención a la participación en redes sociales, comentarios de los asistentes en publicaciones y la percepción general del evento en la web. Esto te dará una idea de la satisfacción general y la resonancia del evento online.
Al medir estas métricas, podrás evaluar de manera más completa el éxito de tu evento y obtener información valiosa para futuras ediciones.
En nuestro coworking en Madrid, valoramos profundamente la importancia de la organización de eventos. Por ello, nos comprometemos a mantenerlos informados y ofrecerles nuestro apoyo constante.