mudanzas de oficinas

Mudanzas de oficinas: 7 cosas a tener en cuenta

Hoy en día las empresas cuentan con muchos espacios de trabajo, los cuales muchas veces se quedan pequeños o dejan de ser operativos. Por estos y otros motivos, muchas veces surge la necesidad de realizar un traslado completo de las oficinas a otra ubicación. Para ello debemos contar con una empresa de mudanzas especializada en mudanzas de oficinas.

Realizar una mudanza de oficina en Madrid no es tarea fácil. Es un momento emocionante para cualquier empresa, pero para quienes gestionan la reubicación, puede ser muy estresante.

Una de las empresas más importantes de mudanzas en Madrid nos ha aconsejado sobre la materia y nos indica todo lo que debemos saber en caso de necesitar este servicio.

Ellos son Gil Stauffer, una empresa centenaria, la cual dedica muchos de sus servicios a las mudanzas y traslados de oficinas, así como a las mudanzas de particulares. Cuentan con oficinas por toda España y en Madrid cuentan con presencia en lugares como Móstoles, San Fernando de Henares, San Sebastián de los Reyes, Fuenlabrada, etc.

Para garantizar que evite los errores más costosos de un proyecto de reubicación, hemos reunido siete cosas esenciales que debe tener en cuenta para administrar con éxito un proyecto de reubicación de oficinas:

1. Presupuesto

¿Cuánto va a costar su proyecto de reubicación?

Al mudarse de oficina, los costes pueden acumularse muy rápidamente. Los presupuestos pueden sobrepasarse fácilmente debido a retrasos, descuidos y problemas que surgen inesperadamente. Es probable que el gerente del proyecto sea responsable de administrar este presupuesto, que podría incluir costes como diseño de interiores y papelería nueva, pero generalmente excluye los honorarios legales y de propiedad.

Cumplir con su presupuesto puede ser tan difícil como establecerlo. Sorpresas desagradables y costes ocultos pueden surgir de cosas en las que quizás ni siquiera haya pensado. Aquí hay algunos elementos comunes que muchos presupuestos pasan por alto:

  1. ¿Ha considerado el coste de las dilapidaciones o el restablecimiento de la oficina que está desocupando?
  2. ¿Tiene algún equipo alquilado o especializado que requiera un manejo especial? Esto también podría incluir colecciones de arte o productos químicos.
  3. ¿Existen limitaciones de acceso o tiempo que afectarán el coste de su reubicación?

Es importante que pueda determinar los costes totales de la reubicación de su oficina antes de comenzar. Es posible que se calculen mal los costes considerables, o se pasen por alto por completo, simplemente porque no ha experimentado una mudanza antes. ¡Puede que le resulte beneficioso hablar sobre su mudanza con una empresa especializada en mudanzas de oficinas con experiencia, que pueda arrojar luz sobre los costes totales de su mudanza!

Recuerde que las empresas profesionales le ofrecerán servicios como:

  • Embalaje y desembalaje del mobiliario
  • Montaje y desmontaje de mobiliario
  • Servicio completo de mudanza y transporte integral de las oficinas
  • Servicio de guardamuebles en caso de necesitar almacenar el mobiliario
  • Solicitud de los permisos pertinentes para corte de calles
  • Transporte de equipos informáticos
  • Transporte y custodia documental

2. Soluciones Interiores y Diseño de Oficinas

¿Cómo debe diseñar su nuevo espacio de oficina?

Dependiendo de la condición actual de su nuevo espacio de trabajo, puede requerir una renovación sustancial o simplemente una actualización. De cualquier manera, deberá encontrar una empresa de equipamiento de oficinas que le brinde las soluciones de interior que necesita; idealmente, una empresa que proporcione una solución lista para usar y al mismo tiempo entregue en términos de cronograma, un alto nivel de acabado y dentro de su presupuesto.

Si puede acercarse a una empresa con una idea clara de sus limitaciones y necesidades, esa empresa de equipamiento debería poder tomar el control total del diseño y el concepto de su oficina, en caso de que desee delegar esta responsabilidad. Esto lo ayudará a reducir su carga de trabajo y cualquier estrés, ya que administrarán su interior desde el concepto hasta la entrega y lo mantendrán informado en cada paso del viaje.

Maximizar el espacio de su oficina también puede ser un objetivo clave para usted, especialmente si su empresa está creciendo rápidamente o si se muda a una nueva ubicación un poco más estrecha. Aquí es donde los servicios de un planificador de espacios pueden ser útiles. Hable con su empresa de reubicación, ya que pueden ayudarlo con los problemas comunes que surgen con la planificación del espacio y, si también brindan servicios de renovación, entonces puede beneficiarse de tener que administrar menos contratistas y simplificar el elemento de integración de servicios de la mudanza.

3. Comunicación

¿Quién necesita saber que te estás mudando?

La comunicación efectiva es esencial para el éxito de un proyecto de reubicación. Si bien es posible que no sea responsabilidad del administrador de las instalaciones en todos los casos, si está dentro de sus competencias, es importante contar con una estrategia para difundir la noticia de su mudanza. Hay muchas maneras diferentes de informar a los clientes, proveedores, propietarios y otros contactos, que incluyen:

  • Distribuir folletos o tarjetas de cambio de dirección con recibos y facturas de clientes
  • Enviar una campaña por correo electrónico o postal
  • Coloque una notificación en su sitio web
  • Agregue un mensaje PS a sus correos electrónicos
  • Publicaciones en redes sociales
  • No olvide actualizar la dirección en su lista de Google, papelería de oficina, sitio web y pies de página de correo electrónico.

Con frecuencia, el éxito de un proyecto de reubicación depende de los elementos «suaves» de una mudanza. Mantener a los empleados de su lado y al tanto es una parte importante para aliviar cualquier ansiedad asociada con el cambio de oficina. Escuchar sus inquietudes también lo ayudará a abordar algunos de los problemas asociados con la mudanza y asegurarse de haber cubierto todos los aspectos básicos.

Informe a sus proveedores de servicios de su mudanza lo antes posible en el proyecto de reubicación. Es posible que deba cumplir períodos de notificación en algunos de estos, por lo que es necesario revisar sus contratos e investigar cómo notificarlos formalmente.

Además: ¡no olvide avisar a su banco y compañías de seguros que se está mudando! También es posible que desee que sus antiguos y nuevos vecinos sepan sus arreglos.

4. Mobiliario de oficina

¿Qué harás con tus muebles de oficina existentes?

Cuando se trata de muebles de oficina, no es descabellado pensar que tiene opciones: uno, lo lleva consigo a su nueva ubicación, o dos, lo reemplaza con muebles completamente nuevos. Sin embargo, es posible que pueda lograr los beneficios de ambos al renovar o remanufacturar el mobiliario de su oficina.

Es posible remanufacturar sus muebles de oficina para que queden como nuevos, para cumplir con los nuevos requisitos de trabajo o alcanzar los estándares de diseño modernos establecidos por los arquitectos. Este proceso puede ser muy beneficioso ya que es menos derrochador y considerablemente más económico que comprar nuevas sillas de oficina: la refabricación de sillas de oficina puede costar hasta un 80 % menos que comprar nuevas. También es una forma extremadamente buena de sumar puntos para acumular puntos de calificación BREAAM o SKA.

Un proveedor de servicios integrados debería poder brindarle una gama de opciones para sus muebles antiguos. Es posible que tengan la capacidad de cambiar rápidamente los proyectos de remanufactura de muebles de oficina y brindarle otras opciones para sus muebles viejos, como comercializarlos, venderlos o incluso donarlos a organizaciones benéficas en su nombre.

5. Informática, Datos, Informática y Conexiones

¿Cómo reubicará su equipo eléctrico y de TI, o aprovechará la oportunidad de la mudanza para actualizar a un nuevo kit de TI?

Al considerar la reubicación de equipos de TI, no hay escasez de puntos que debe tener en cuenta. Como son fundamentales para el funcionamiento de la mayoría de las empresas modernas, es esencial que tome medidas especiales para cuidar este equipo.

Escritorios

Cada uno de los setups de tus compañeros será único, tanto en configuraciones como en equipamiento de pantallas. Antes de mudarse, deberá auditar las configuraciones de los equipos para volver a ponerlos en servicio listos para usar en su nueva oficina. Una vez que estos se han movido con mucho cuidado, deben volver a ponerse en servicio y conectarse a infraestructuras de red a veces complejas. Estos sistemas alojan datos confidenciales que deben permanecer seguros, por lo que es esencial que utilice ingenieros autorizados por CTC para retirar y volver a poner en servicio su equipo.

Centros de datos y servidores

Los servidores que alojan datos críticos para el negocio deben reubicarse con mucho cuidado y seguridad con el tiempo de inactividad reducido al mínimo absoluto. Las migraciones deben ser fluidas, seguras y programadas de manera óptima para minimizar el tiempo de inactividad.

Las roturas, las fallas o el robo de datos pueden ser muy costosos. Es importante que el equipo se controle durante el transporte y se mueva con embalaje especializado para mantenerlo seguro y evitar la acumulación de estática.

Equipo alquilado

Para algunos de sus equipos, es posible que deba solicitar la aprobación de su proveedor antes de que pueda moverlos o correr el riesgo de romper la garantía o los acuerdos de cobertura de servicio. Para algunos equipos especializados, los propios proveedores pueden insistir en moverlos o, si usted mismo es responsable de mover el equipo alquilado, el proveedor puede exigirle que siga un proceso de mudanza aprobado. Sus obligaciones al reubicar el equipo arrendado deben detallarse en la documentación de su contrato.

Teléfonos y Conexiones a Internet

Deberá permitir suficiente tiempo para asegurarse de que los sistemas telefónicos y las conexiones a Internet estén activos desde el primer día en su nueva oficina. Ya sea que use un nuevo proveedor de servicios o se quede con el existente, debe asegurarse de que la conectividad no se pierda en la transición entre oficinas. Asegúrese de estar en condiciones de identificar, diagnosticar y solucionar problemas antes del día de la mudanza.

Si se muda dentro del área cubierta por su central telefónica actual, podrá conservar su número de teléfono actual. Si tiene un número 0800 o 0845, puede llevarlo a donde quiera que se mude en el Reino Unido. Si tiene que cambiar su número, es posible que su antiguo número sea redirigido al nuevo por un coste adicional.

6. Equipos viejos y muebles no deseados

¿Qué hará con sus muebles o equipos de TI no deseados?

La reubicación de oficinas es una gran oportunidad para ordenar, ordenar archivos antiguos y deshacerse de muebles redundantes y equipos de TI heredados. No tiene mucho sentido gastar tiempo/presupuesto en mover cualquier cosa que no vayas a usar.

Sin embargo, deshacerse de estos artículos puede resultar costoso. Si tiene muebles, equipos informáticos o eléctricos que no desea, existen maneras fáciles de eliminar estos artículos de manera responsable y sostenible, ahorrándole costes de eliminación y evitando el desperdicio. Si elige utilizar un proveedor de liquidación sostenible, entonces pueden donar muebles de oficina, TI y equipos eléctricos o incluso revender artículos que ya no necesita. Si los artículos no se pueden reutilizar de manera efectiva, el reciclaje seguro aún garantizará que se reduzcan los costes.

7. Plan de traslado de oficinas

¿Tiene los recursos que necesita para llevar a cabo un movimiento sin problemas?

Ya sea que esté trabajando con un proveedor de servicios integrados de mudanza de oficinas o simplemente con una empresa de cambio de espacio de trabajo, tener un plan de mudanza estructurado es fundamental para garantizar la menor interrupción posible del negocio.

Los proveedores de servicios integrados le proporcionarán el conocimiento, la experiencia y los recursos que necesita para garantizar que la mudanza se lleve a cabo con altos estándares. Además, brindarán apoyo antes, durante y después de su mudanza, brindándole la ayuda que necesita para minimizar las interrupciones.

Esto puede incluir la prestación de servicios de embalaje y desembalaje para ayudar a garantizar que todo se transfiera de forma segura a la ubicación correcta, el desmontaje y montaje de muebles, la limpieza de áreas existentes y nuevas, y la dotación de mesas de ayuda.

Una vez que haya completado la mudanza con la menor interrupción posible, tómese el tiempo para celebrar con una fiesta de mudanza para el personal y los clientes.

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