Decidir en qué invertimos nuestro tiempo y a que tipo de tareas damos más importancia no es tarea fácil. Muchas veces las prisas, los para «ayer», las presiones nos juegan una mala pasada. Nos obliga a tomar decisiones erróneas que a la larga pueden ser un obstáculo para la consecución de nuestros objetivos. Entonces ¿cómo puedo organizarme para que esto no me ocurra?.
Priorizar en lo importante
Si vemos las tareas que tenemos que realizar, éstas se pueden clasificar en 4 tipos:
- Las tareas importantes y urgentes. Son importantes para la consecución de nuestro objetivo y requieren de una cierta prisa para su realización.
- Las tareas importantes pero no urgentes. Son tareas necesarias también para la consecución de nuestro objetivo. No son urgentes y por lo tanto muchas personas las posponen para más adelante.
- Las tareas urgentes pero no importantes. Su no realización tampoco nos va a suponer una gran consecuencia en la consecución de nuestro objetivo. Su realización requiere de una cierta urgencia.
- Las tareas que no son ni urgentes ni importantes. No urge realizarlas y tampoco van a tener una gran consecuencia si no la realizamos para la consecución de nuestra meta.
¿Por qué tipo de actividad empezamos?
Es indiscutible que las tareas importantes y urgentes irían las primeras. En cambio una vez realizadas estas, habría que plantearse si realizo las urgentes aunque no sean importantes o viceversa. ¿Debo priorizar en lo importante o en lo urgente?. Hay personas que por el agobio que les genera la urgencia optan por elegir las actividades que son urgentes obviando que sean importantes o no, pero esto es un error. Muchas veces priorizamos en lo que es urgente sin tener en cuenta que si no es importante tampoco nos va a ayudar mucho a conseguir nuestra meta. Por lo tanto la clave no sería dejarnos llevar por las prisas del momento y priorizar sobre lo urgente. Más bien sería centrarnos en ver qué es importante y que no y priorizar en lo importante y en lo que realmente nos va a ayudar a alcanzar nuestras metas.
Hazte una lista con todas las tareas a realizar
Es muy importante que establezcas tus objetivos y a partir de ahí establezcas un listado de las tareas a realizar para la consecución de cada uno de ellos. Esto te permitirá concretar en un papel lo que tienes que hacer, te dará más tranquilidad ya que sabes en concreto lo que tienes que hacer y lo que no. También te ayudará a no olvidarte de nada.
Una vez hecho esto, clasifica cada una de estas tareas según su importancia y urgencia y establece un orden en base a esto. Las tareas importantes y urgentes irán las primeras, pero después no te dejes llevar por la urgencia y céntrate en las que son más importantes aunque no sean urgentes. Con esto garantizarás que cubras todas las tareas que tienes pendientes y que si sean importantes.
No te sobrecargues
Otra cosa importante, revisa lo que si seas capaz de hacer en el tiempo que te establezcas. No metas más tareas de las que no vas a ser capaz de abarcar. El no llegar puede frustrarte mucho. Establece objetivos realistas que si puedas alcanzar, y distribuye bien las tareas en varios días si es necesario para que te de tiempo a todo.
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