Reuniones de trabajo efectivas

Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

Las reuniones de trabajo efectivas son un factor clave para convertirse en una organización exitosa.

La saturación de reuniones en los ambientes de oficina es cada vez mayor. A esto se suma que, en muchas ocasiones, estás reuniones son demasiado largas, demasiado intensas y demasiado poco productivas. Todo esto supone una gran perdida de tiempo para el trabajador, un tiempo que no podrá emplear en realizar otras funciones.

Desde el punto de vista empresarial, tenemos que tener claro que las reuniones resultan económicamente costosas. El coste de cada uno de los trabajadores que acuda a la reunión multiplicado por el tiempo que dure. Eso sin tener en cuenta los desplazamientos en el caso de las reuniones presenciales.

De este modo nuestras reuniones se convierten en una perdida muy importante de tiempo – y dinero -, en unos trabajadores desmotivados y en unos procesos que se estancan o avanzan con demasiada lentitud, incumpliendo los plazos establecidos.

Por estos motivos resulta muy necesario optimizar para conseguir reuniones de trabajo efectivas y para ello te dejamos unos consejos necesarios antes, durante y después de llevar a cabo reuniones de trabajo.

Antes de la reunión

  1. Decide si la reunión es necesaria. En muchas ocasiones convocamos una reunión sin tener en cuenta que el objetivo de la reunión se puede resolver mediante otros métodos mucho más rápidos y sin la necesidad de implicar a tantas personas. Por eso el primer paso es decidir si la reunión es 100% necesaria.
  2. Convoca solo a las personas necesarias. Las directrices indican que más de 6 personas en una reunión es excesivo. Convoca solo a las personas que realmente necesitan estar en la reunión y tienen algo que aportar. En ocasiones, hay algunos participantes que únicamente acuden de oyentes. En muchos casos es preferibles facilitarles posteriormente un dossier sobre lo que se ha tratado en la reunión antes de que gasten ese tiempo acudiendo.
  3. Diseña un planning concreto sobre la reunión, hora, duración, lugar, objetivos… Esto te permitirá no salirte del guion y optimizar los tiempos. Envía este planning a todos los participantes con antelación para que puedan tener claro los temas que se van a tratar y los tiempos destinados a ello.

Durante la reunión

  1. Puntualidad. El tiempo es dinero en términos empresariales. Por lo tanto, se puntual y exige puntualidad a todos los participantes. Es preferible estar preparado con 5 minutos de antelación.
  2. Respeta el timing de la reunión. Sigue el plan establecido y respeta la duración del mismo. Si dura más de una hora es necesario hacer un descanso entre medias para aclarar la cabeza y reponer fuerzas.
  3. Utiliza una hoja o una pizarra donde se apuntarán los temas importantes que surgirán en la reunión pero que se tratarán posteriormente. De esta forma evitamos que la reunión se desvirtúe.
  4. Escucha activamente y respeta los tiempos. Una posibilidad es utilizar una pelota de papel que tendrá la persona que esté hablando en ese momento y que pasará únicamente cuando termine su turno. Así, evitaremos que la reunión se convierta en un debate muy difícil de moderar.

Al finalizar la reunión

  1. Aprovecha un espacio de tiempo breve para preguntas, dudas, sugerencias o comentarios. Destina este espacio una vez que se hayan tratado todos los temas o dedica un espacio mucho más breve al finalizar cada uno de los temas.
  2. Resume las decisiones que se han tomado. Aprovecha el final de la reunión para cerrar entre todos los asistentes un resumen sobre las decisiones que se han tomado y los siguientes pasos a realizar. En este punto incluye el resto de temas que han surgido durante la reunión y que se deberán tratar en la próxima toma de contacto
  3. Confecciona un sumario donde se determinarán las tareas de cada uno de los participantes con tiempos de aplicación, las conclusiones de la reunión, los objetivos… Este resumen se enviará a cada uno de los participantes.

Siguiendo estos pasos conseguirás que tus reuniones sean mucho más efectivas, los asistentes utilizarán su tiempo de forma mucho más eficiente y además obtendrás una hoja de ruta que determinará los pasos a seguir.

Olvídate de perder tiempo y dinero debido a reuniones poco optimizadas, dale un empujón a los proyectos y evita estancamientos.

Además, si estás pensando en hacer tu reunión de forma presencial, las salas de reunión de Office Madrid están completamente equipadas para llevar a cabo las reuniones más eficientes. Aprovecha la posibilidad de grabar la reunión para poder repasar los temas tratados y evitar olvidos, utiliza nuestras pizarras para mantener el plan preestablecido y, si la reunión es demasiado larga, descansa en nuestras zonas comunes o recarga las pilas con nuestro café.

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