La digitalización fiscal sigue avanzando y trae consigo nuevas obligaciones para empresas y autónomos. Una de las más importantes es el nuevo sistema VeriFactu, que transformará por completo la forma en la que se generan, almacenan y envían las facturas a Hacienda. Aunque todavía falta algo de tiempo para su entrada en vigor, muchas empresas ya están adaptando sus procesos para evitar problemas futuros.
Hoy, en nuestro coworking en Madrid, te contamos todo lo que necesitas saber sobre este cambio clave en el ámbito fiscal y cómo prepararte para cumplir sin complicaciones.
¿Qué es VeriFactu y por qué es importante?
VeriFactu es un sistema de facturación electrónica desarrollado por la Agencia Tributaria. Su objetivo principal es garantizar la integridad, trazabilidad y transparencia de las facturas emitidas por empresas y profesionales. Lo más destacado es que, con VeriFactu, las facturas se enviarán automáticamente a Hacienda en el momento de su emisión, lo que refuerza la lucha contra el fraude fiscal.
Esta nueva medida forma parte de las reformas incluidas en la Ley Antifraude y se complementa con la conocida Ley Crea y Crece, que ya estableció la facturación electrónica obligatoria para empresas y autónomos.
¿Quién está obligado a usar VeriFactu?
El uso de VeriFactu será obligatorio para:
- Empresas y profesionales que estén obligados a emitir facturas.
- Todos aquellos que no estén acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información).
- Empresas y autónomos de todo el territorio nacional, salvo algunas excepciones como territorios forales o casos muy específicos.
Aunque algunos podrán optar por sistemas de facturación que no envíen los datos directamente a Hacienda (conservación interna), será necesario seguir unas reglas muy estrictas de formato, conservación y seguridad.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
La pregunta clave es: ¿cuándo entra en vigor VeriFactu? Y la respuesta varía según el tipo de contribuyente:
- Empresas (sociedades): a partir del 1 de enero de 2026.
- Autónomos y profesionales individuales: a partir del 1 de julio de 2026.
No obstante, desde abril de 2025, Hacienda ya permite el uso voluntario del sistema a través de su sede electrónica. Por eso, muchas empresas ya están probando o implementando sus sistemas de facturación compatibles, adelantándose a la obligatoriedad.
Entender cuándo entra en vigor VeriFactu no solo es relevante desde el punto de vista legal, sino estratégico: cuanto antes lo integres en tu operativa, menos impacto tendrá en tu día a día cuando llegue el momento.
¿Qué pasa si no me adapto?
La Agencia Tributaria ha establecido un régimen sancionador para quienes no cumplan con los requisitos de la nueva normativa. Las sanciones pueden ascender hasta los 50.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
Pero más allá de las sanciones, no estar preparado puede significar interrupciones en la facturación, errores en los datos enviados o dificultades con los clientes. Por eso, se recomienda comenzar a trabajar cuanto antes con asesores fiscales y proveedores tecnológicos.
¿Cómo prepararse para la entrada en vigor?
Aquí van algunas recomendaciones prácticas:
- Evalúa tu sistema actual de facturación. ¿Es compatible con el nuevo reglamento?
- Consulta con tu asesor fiscal o laboral para conocer cómo afecta específicamente a tu empresa o actividad.
- Solicita a tu proveedor de software que te informe sobre actualizaciones necesarias o soluciones ya adaptadas a VeriFactu.
- Si eres autónomo, no lo dejes para el último momento: las herramientas de facturación en la nube pueden ser una solución sencilla y económica.
- Infórmate desde ya sobre los formatos XML-FAE que exige la norma.
¿Es obligatorio usar VeriFactu?
No en todos los casos. El uso de VeriFactu será obligatorio solo si decides enviar las facturas directamente a Hacienda en tiempo real. También puedes elegir no hacerlo, pero entonces deberás guardar las facturas internamente y cumplir con estrictos requisitos de integridad, trazabilidad y conservación, lo cual puede ser más complejo y costoso a largo plazo.
En cualquier caso, todos deben cumplir con la norma de facturación electrónica, por lo que la decisión no es si te adaptas, sino cómo.
¿Cómo puede ayudarte un espacio profesional?
Tener el soporte adecuado es fundamental para no sentirte solo en este proceso de cambio. En Office Madrid trabajamos día a día con profesionales, emprendedores y empresas que buscan soluciones eficaces en un entorno flexible y profesional. Desde nuestros servicios de asesoría externa hasta la posibilidad de contar con espacios que se adaptan a tus necesidades, te ayudamos a enfocarte en tu negocio mientras cumples con todas las normativas.
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