La administración de las facturas continúa siendo una de las principales preocupaciones para los autónomos.
No solo implica la emisión de facturas, que pueden variar en su naturaleza, sino también el seguimiento de los pagos, la gestión de reclamaciones a aquellos que se retrasan o no cumplen con sus pagos, la prevención de posibles errores en la numeración o los datos, así como el control exhaustivo para garantizar la coherencia en todo el proceso, entre otras tareas. Por esta razón, la mayoría de los trabajadores autónomos suele delegar esta labor a una gestoría.
Además de todo lo mencionado, se suma ahora un requisito adicional: la obligación de emitir facturas electrónicas. Esta medida se encuentra entre las disposiciones de la Ley Impulsa y Transforma, diseñada para impulsar la digitalización de las transacciones B2B y mitigar la morosidad. Se estima que la factura electrónica facilitará una mejor trazabilidad y control de los pagos, contribuyendo así a mejorar la eficiencia en el proceso.
Claves de la factura electrónica
La incorporación obligatoria de la factura electrónica en España durante los próximos dos años va a suponer un cambio radical en la forma de operar para autónomos y empresas. Por este motivo, desde nuestro Business Center, Office Madrid, hemos elaborado un decálogo que recoge las principales novedades que conlleva este nuevo sistema de facturación
Solo para Aútonomos y Empresas
La reciente normativa establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas solo cuando estas estén dirigidas a clientes que sean autónomos o empresas.
Por lo tanto, los clientes particulares quedan excluidos del uso de facturación electrónica y podrán continuar recibiendo sus facturas en formato físico.
En el caso de las facturas destinadas a entidades gubernamentales, la factura electrónica es obligatoria desde el año 2015, si bien se exime a los autónomos de presentarla por este medio.
Solo para operaciones en España
La factura electrónica sólo será obligatoria cuando los clientes —autónomos o empresas— y las operaciones se produzcan en España. De este modo, la nueva legislación no afecta a las operaciones intracomunitarias; es decir, con clientes y proveedores de otros países de la Unión Europea.
Lo mismo sucede con las operaciones de importación y exportación de bienes y servicios con países que no pertenecen a la UE.
Software específico de Facturación Electrónica
Es importante tener en cuenta que las facturas electrónicas emitidas por los autónomos deben cumplir con ciertos estándares y no serán aceptadas en formatos como Excel, Word o PDF. En su lugar, deben ser generadas en un formato estructurado como XML o Facturae, que es el modelo utilizado para las facturas electrónicas dirigidas a la Administración. Para cumplir con estos requisitos, se recomienda utilizar un software específico de facturación electrónica.
Programas de facturación interconectados
Otra de las novedades es que deberá existir una interconexión entre los programas de facturación electrónica privados y el público, así como de los privados entre ellos.
Éste es uno de los requisitos técnicos y conforma la columna vertebral de la factura electrónica para que ésta funcione como tal.
Así pues, esta interconexión dará lugar al Sistema Español de Factura Electrónica, que será gestionado por una plataforma pública de facturación electrónica y controlado por la Agencia Tributaria.
Habrá una solución pública gratuita
La factura electrónica se podrá realizar mediante herramientas de software privado o con una solución pública de facturación electrónica que estará disponible para todos los autónomos que lo deseen. Ésta será gratuita y será gestionada por la Agencia Tributaria.
Con copia a Hacienda
Los autónomos que emitan una factura electrónica a un cliente desde un software privado deberán remitir una copia a Hacienda a través de la solución pública de facturación electrónica.
Hacer público el punto de entrada de las facturas
Al recibir facturas, los autónomos deberán comunicar a sus proveedores cuál es el punto de entrada de las mismas. Es decir, el software privado de facturación electrónica con el que trabajen.
Dicha información tendrá que ser pública en todas las comunicaciones con los proveedores y en la página web del negocio, en caso de que disponga de ella. Si no lo hace, se entenderá que el punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
Obligatorio informar de los pagos
La nueva legislación obliga a los autónomos, así como a sus clientes, a informar sobre los estados de la factura y sobre el momento en el que se realiza el pago.
Declarando remarca que esta obligación se retrasará para los empresarios (3 años desde la entrada en vigor de la ley) y profesionales (4 años) con una facturación anual por debajo de los 6 millones de euros.
Sanciones para la morosidad
Una de las justificaciones del nuevo sistema es la pretensión de reducir la morosidad, ya que los autónomos son los que más sufren el impago de facturas.
El retraso en los pagos traerá consecuencias para el cliente que no abone la factura en el plazo máximo de 60 días, a contar a partir de la prestación del servicio o la entrega del producto.
La ley contempla sanciones como la denegación del acceso a cualquier subvención pública que supere los 30.000 euros. Y para las empresas que tengan contratos públicos con cualquier Administración, se castigará con sanciones por valor de entre el 5% y el 50% del precio del contrato.
Firma digital obligatoria
Todas las facturas electrónicas deberán ser firmadas con una firma electrónica avanzada, por lo que será obligatorio disponer de certificado digital o DNI electrónico, que irá integrado en el software de facturación electrónica.