En la oficina, son muchas las ocasiones en las que nos juntamos en diferentes salas de reuniones por trabajo a lo largo de la semana. Sin embargo, ¿Cuantas de estas son verdaderamente efectivas? ¿Cuántas veces se consiguen los objetivos?
Con reuniones de trabajo entendemos grupos de personas convocadas para trabajar juntas durante un periodo de tiempo determinado y con un objetivo en común. Las diferentes tipos de reuniones, toman un gran valor tanto para las empresas como para los empleados. Por este motivo, cuando se pretenda convocar una reunión es importante tener clara la finalidad con la que llevamos a cabo la reunión y los objetivos que deseamos cumplir, de esta manera se conocerá que tipo de reunión encaja más para la ocasión.
Tipos de reuniones de trabajo
Según su naturaleza podemos encontrar las siguientes variaciones:
- Reunión interna: Es aquella que se realiza entre los trabajadores de la propia empresa. En ella, se tratan temas internos de la compañía.
- Reunión externa: Son aquellas que se llevan a cabo junto a otras compañías además de los integrantes de la propia empresa.
- Reunión formal: En esta tipología, los eventos empresariales son los más comunes. Normalmente, y en la medida de lo posible, se intenta cumplir a rajatabla la fecha acortada, diferenciándose con las anteriores por la flexibilidad que presentan. Suelen tener un objetivo claro y cuando se consigue, suele terminar de forma inmediata.
- Reunión informal: La finalidad de estas reuniones está enfocada a mejorar las relaciones internas de la empresa, es decir, conocer mejor a los compañeros y establecer un poco más de contacto. Pueden ser tanto internas como externas. Pueden ser una manera de intermediación entre las partes interesadas.
- Reunión oficial: En este caso, las reuniones abordan objetivos comerciales, por lo que suelen realizarse con una formalidad concreta.
- Reunión no oficial: Este tipo de reuniones no se llevan a cabo con tanta seriedad. Se caracterizan por ser distendidas.
Según el objetivo con el que se enfoque el encuentro podemos distinguir diferentes tipos de reuniones:
- Informativas: Suelen ser reuniones internas en la que los integrantes de la compañía se ponen al día con las últimas novedades del sector o la empresa. No siguen un protocolo determinado.
- Reunión de toma de decisiones: En la mayoría de las reuniones las decisiones las toman los propios grupos que participan en ella. Sin embargo, en este caso la reunión esta enfocada a resolver un asunto específico donde el punto más importante es la decisión que se tome al respecto.
Un proceso de toma de decisiones puede incluir procesos grupales como recopilación e intercambio de información, soluciones de lluvia de ideas («brainstorming»), opciones de evaluación, preferencias de clasificación y votación.
- Reunión ejecutivo: Son reuniones de la que se encargan los altos cargos de las empresas. El protocolo en esta ocasión toma gran importancia. Estos encuentros suelen llevar un tono formal y oficial.
- Reuniones de trabajo en equipo: Encuentros enfocados en potenciar las relaciones y la cultura corporativa de la empresa. Esta categoría incluye reuniones como de lanzamiento, salidas de trabajo en equipo y eventos corporativos. El objetivo es que los empleados se sientan partícipes de una unidad.
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